5 voordelen van online samenwerken in de cloud

Het merendeel van de bedrijven wereldwijd maakt al gebruik van cloudoplossingen om online samenwerken voor hun werknemers makkelijker te maken. Zeker nu er meer hybride wordt gewerkt, wordt het een steeds belangrijker onderwerp. De mogelijkheden van de cloud bieden veel kansen om online samenwerken te optimaliseren. Wij hebben de belangrijkste 5 voordelen voor je op een rijtje gezet.

1. Kostenefficiënt

Veel organisaties die nog niet samenwerken in de cloud hebben zich laten afschrikken door de initiële kosten: de aanschafkosten, trainingen, migratiekosten, etc. Toch is het van belang om verder te kijken dan alleen de investeringskosten. Als je een schatting maakt van de ROI die de cloud zal opleveren, zie je namelijk dat het zich snel terugverdient.

De cloud is erg kostenefficiënt. Voor veel cloudoplossingen betaal je naar gebruik, waardoor je nooit voor meer betaalt dan je nodig hebt. Dit betekent dat wanneer je team kleiner wordt, je ook de kosten kunt afschalen door licenties die daardoor niet meer nodig zijn uit te zetten. Met Smarter 365 krijg je in één oogopslag duidelijk te zien welke licenties actief zijn, maar ook welke niet (meer) gebruikt worden. Hierdoor kun je deze gemakkelijk uitzetten.

Dit betaalmodel werkt ook voor opslagruimte. Om online samen te werken moet je je bestanden ergens kunnen opslaan waar alle betrokkenen er makkelijk bij kunnen. Met de cloud kun je precies de hoeveelheid opslag afnemen die je nodig hebt en bovendien makkelijk op- en afschalen. Dit leidt tot lagere kosten en een hoger rendement.

2. Data als leidraad voor strategie

Omdat er meer online wordt samengewerkt neemt de hoeveelheid data toe. Deze datagroei wordt ook wel het nieuwe goud genoemd. Je kunt deze data namelijk omzetten in uitgebreide inzichten en op basis hiervan strategieën bepalen voor je organisatie. Veel samenwerkingstools in de cloud, zoals Microsoft Teams, bieden geïntegreerde analytics en rapportage-mogelijkheden die je hierbij helpen. Met de data die wordt verzameld, kun je gemakkelijk inzichten creëren waarmee je direct actie kunt ondernemen en de efficiëntie van je organisatie mee kunt verhogen. Denk bijvoorbeeld aan het applicatiegebruik van je organisatie. Power BI is een fijne tool om al deze data om te zetten in overzichtelijke rapportages en dashboards.

3. Samen bestanden delen, bekijken en bewerken in Microsoft Teams

Cloudoplossingen verbeteren de samenwerking, ook als teamleden niet fysiek bij elkaar kunnen zijn. Door middel van de cloud kunnen teamleden gemakkelijk bestanden delen, bekijken en bewerken. Microsoft Teams biedt gebruikers de mogelijkheid om in speciaal voor hen geconfigureerde ruimtes (Teams) samen te komen, te overleggen en bestanden te lezen of bewerken die alleen voor een bepaald team bestemd zijn. Ook voor losse projecten kunnen er tijdelijke projectteams opgericht worden of een apart team per afdeling.

4. Consistente informatie

Wanneer wordt samengewerkt op lokale infrastructuren, moeten werknemers bestanden met elkaar delen via e-mail of een andere tool. De kans bestaat dat dit meerdere keren heen en weer gaat en dat het tussen meer dan 2 werknemers gedeeld moet worden. Dit zorgt al snel voor inconsistentie, verwarring en versnippering van informatie. Het kan leiden tot complete chaos en dat wil je natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen.

Door bestanden en gegevens in de cloud te bewaren, heeft iedereen altijd de meest recente versie en blijft de informatie consistent. Hierdoor neemt het vertrouwen in de kwaliteit van de data toe en worden menselijke fouten geminimaliseerd. Veel cloudoplossingen geven ook de mogelijkheid om de laatste revisies of updates te bekijken, zodat je kunt zien wat er recent is aangepast. Mocht dat nodig zijn, kun je op die manier ook eerdere versies herstellen.

5. Beschermd tegen verlies

Wanneer je geen gebruik maakt van dataopslag in de cloud, is alle data verbonden aan de hardware van het bedrijf. Dat is op het eerste gezicht geen probleem, maar wanneer een teamlid een computer of ander device met alle data verliest, ben je al deze gegevens permanent kwijt.

Dit komt vaker voor dan je misschien denkt. Op Schiphol alleen al worden er wekelijks 750 laptops verloren. Daarnaast kan het device zelf ook defect raken of geïnfecteerd worden met een virus.

Met dataopslag in de cloud ben je er zeker van dat je je data niet zomaar kwijt raakt en een project stil komt te liggen voor alle betrokkenen. Alle informatie die je naar de cloud hebt geüpload, blijft veilig en gemakkelijk toegankelijk voor alle teamleden en vanaf elk device met een internetverbinding.

Hoe helpt Eshgro?

Eshgro biedt moderne cloudoplossingen en hybride werkplekken die online samenwerken stimuleren en faciliteren. Zo helpen we jouw organisatie met het optimaal benutten van de voordelen van cloudoplossingen. Met ons Smarter 365 platform krijg je bovendien inzicht in alle aspecten van je IT-infrastructuur en houd je goed zicht op het gebruik van je applicaties en de bijbehorende kosten. Zo maken wij jouw IT meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger.

Ben je benieuwd wat Eshgro voor jouw organisatie kan doen? Dan spreken we je graag! Je kunt ons bellen op 0485 – 476 193 of een mail sturen naar sales@eshgro.nl.