4 uitdagingen bij het digitaliseren van processen voor accountants(kantoren)

Accountancy is een traditioneel beroep waarin de boekhoudregels en -principes al jaren hetzelfde zijn. Toch moeten ook accountants zich met de hedendaagse ontwikkelingen meebewegen. De globalisering van het bedrijfsleven, strengere regelgeving en de hoeveelheid digitale innovaties forceren accountants(kantoren) om hierin mee te gaan. Hier komen verschillende uitdagingen bij kijken. Die komen voort uit de behoefte van accountants(kantoren) om zich snel te kunnen aanpassen en om bedrijfspraktijken en -processen te transformeren, zonder afstand te doen van de elementaire boekhoudregels en -principes. In deze blog kijken we naar 4 uitdagingen bij het digitaliseren van processen voor accountants(kantoren).

Waarom digitaliseren?

Uit een rapport van het Institute of Management Accountants (IMA) blijkt dat een derde van de onderzochte accountingteams tussen de 51% en 75% van hun tijd besteedt aan simpele administratieve taken. Bovendien benadrukte 56% van de respondenten dat zij automatisering nodig hebben om de toenemende werkdruk bij te kunnen houden. Een digitale transformatie door middel van digitalisering kan de tijd die wordt besteedt aan administratieve taken verminderen en verdere automatisering mogelijk maken.

De 4 uitdagingen

Uit de publicatie ‘Digitalization and the Challenges for the Accounting Profession (2019)’ blijkt dat digitalisering verschillende uitdagingen met zich meebrengt voor accountants(kantoren). De belangrijkste uitdagingen kunnen worden gesystematiseerd in: het gebruik van big data in boekhouding en rapportage, continue boekhouding, Artificial Intelligence (AI) en blockchain-technologie.

1️⃣ Het gebruik van big data in boekhouding en rapportage

Big data en data-analyse zullen boekhouding en rapportage op veel manieren veranderen. Zo zal het de manier waarop zaken worden gedaan beïnvloeden en hoe financiële overzichten worden opgesteld en gecontroleerd. Big data verbetert daarbij ook de manier waarop gegevens worden gemeten, waardoor de gegevens completer zijn en beter kunnen worden begrepen.

Hierdoor kunnen er betere, op data gebaseerde, beslissingen gemaakt worden en wordt de effectiviteit en efficiëntie verhoogt, maar er is vooralsnog meer onderzoek nodig naar het gebruik van big data in boekhouding. Met name op het gebied van privacy en veiligheid. Vanwege de AVG moeten bedrijven sinds 25 mei 2018 compliant zijn met deze privacywet en de beveiliging van persoonsgegevens kunnen waarborgen. Wanneer je aan de slag gaat met big data moet je hier bewust mee omgaan.

2️⃣ Continue boekhouding

Digitalisering biedt de mogelijkheid om continu rapportages te delen. Zelfs op dagelijkse basis. Dit wordt nu nog steeds gepresenteerd tijdens periodieke evaluaties, maar belanghebbenden en auditors verwachten steeds vaker realtime rapportages. Om aan deze vraag te kunnen voldoen zullen accountants(kantoren) nieuwe digitale tools moeten implementeren en voorbereid zijn op een onvoorkombare overgangsperiode. Tijdens deze overgangsperiode zullen de huidige rollen van de medewerkers verschuiven en misschien zelfs tijdelijk verstoord raken. Dit zal uiteindelijk de effectiviteit en productiviteit ten goede komen, maar zal in eerste instantie onwennig kunnen aanvoelen.

3️⃣ Artificial Intelligence (AI)

Slimme technologieën, als Artificial Intelligence en Machine Learning, kunnen actief realtime gegevens verzamelen en verstrekken. Hierdoor wordt de behoefte aan menselijke arbeid behoorlijk verminderd, ook met betrekking tot boekhoud- en auditprocessen. Het is namelijk met succes toegepast op repetitieve taken, waarbij menselijke kennis en expertise niet per se aan te pas hoeft te komen. Volgens PwC gebruikte 18% van de bedrijven in 2018, ondanks dat het toen nog in de kinderschoenen stond, al de mogelijkheden van AI. De grootste uitdaging in het gebruik van AI komt voort uit het ongemak om een machine taken te laten uitvoeren die iemand zelf al jaren met succes heeft uitgevoerd. Zodra dit obstakel is overkomen, zal men zien dat er meer tijd overblijft voor persoonlijk advies en klantcontact.

4️⃣ Blockchain-technologie

Blockchain-technologie stelt bedrijven in staat om realtime toegang te krijgen tot gelijke informatie vanuit verschillende bronnen. De meeste bedrijven gebruiken deze technologie om gevoelige boekhoudgegevens te beveiligen en complexe processen te versnellen. Wanneer het wordt gecombineerd met sterke security en transparantie, is blockchain-technologie in staat om traditionele manieren van audits, compliance- en afstemmingstaken geheel zelf af te handelen. Volgens PwC (2018) wordt het vooral gebruikt om gegevensintegriteit te waarborgen en voor het ondertekenen van contracten. Ook hiervoor zal gelden dat men het moeilijk zal vinden om de taken, waar zij voorheen een groot deel van de tijd mee bezig waren, los te laten. Daartegenover staat weer dat de werkdruk afneemt.

Conclusie

Dat digitalisering een grote impact heeft op accountants(kantoren) is duidelijk, maar ben je daar al klaar voor? Doordat de huidige rollen zullen veranderen, zal er in eerste instantie weerstand en onwennigheid kunnen ontstaan. Daarom is het belangrijk dat men goed voorbereid is en dat iedereen binnen het kantoor de waarde van digitalisering inziet. Het feit dat de tijd die wordt besteed aan administratieve taken verminderd kan worden, is hierin koploper. Daarnaast is het essentieel om, voordat je begint met digitalisering, de huidige staat van jouw kantoor of onderneming te begrijpen. Door dit vooraf te analyseren, voorkom je investering met in eerste instantie weinig rendement.

Hoe helpt Eshgro?

De veranderingen in het bedrijfsleven en de veranderende vraag naar dagelijkse rapportages en online accounting vragen om een andere aanpak. Bij Eshgro helpen we je hier graag mee. Als cloud service provider weten wij alles over de nieuwe manier van werken, moderne werkplekken en kunnen we jouw kantoor of onderneming helpen met het nemen van de volgende stap naar de toekomst. Wij helpen je ook om dit veilig te doen. Met onze audits, ISO 27001 en NEN 7510 certificaten en onze ISAE 3402 type II en ISAE 3000A type II assurance verklaringen, tonen wij aan dat we goed op de hoogte zijn van de laatste regelgevingen voor accountants en dat we jouw security en compliance perfect kunnen waarborgen.