Data governance is een belangrijk onderdeel van compliance, daar kunnen we niet om heen. Maar data governance is veel meer dan dat. Er speelt namelijk veel op de achtergrond. Vraagstukken zoals “Hoe zorgen we ervoor dat ons data governance-beleid écht aansluit op onze organisatie?” en “Hoe wordt ons data governance beleid echt geadopteerd door onze collega’s” kom je misschien al bekend voor. In deze blog helpen we je omgaan met de uitdagingen rondom data governance, en geven we je 3 stappen waardoor jij snel aan de slag kan met data governance!
Wat is data governance?
Data governance is het beleid en de processen rondom het invoeren, opslaan, verwerken, openen, archiveren en verwijderen van data. Door het beleid en de processen goed in te richten waarborg je de kwaliteit, beveiliging en het beheer van jouw bedrijfsdata. Vragen zoals: ‘Wie mag teams afspraken aanmaken in Microsoft Teams?’ en ‘Hoe mogen medewerkers bestanden delen vanuit OneDrive of SharePoint?’ komen aan bod bij data governance.
De belangrijkste elementen van data governance
De drie belangrijkste elementen van data governance zijn het beleid, de verantwoordelijkheden en de kwaliteit. Samen zorgen deze elementen voor betrouwbare en nauwkeurige data beheerprocessen binnen organisaties.
1. Beleid en procedures
Een sterke data governance begint met het vastleggen van beleid en procedures. Deze richtlijnen bepalen hoe data binnen jouw organisatie moet worden beheerd, bewaard en beschermd.
Beleid en procedures beschrijven onder andere wie toegang heeft tot welke gegevens. Ook beschrijft het hoe gegevens worden vastgelegd, en door wie deze gegevens worden gecontroleerd en bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat alle afdelingen binnen jouw organisatie dezelfde standaarden hanteren, wat het risico op fouten en datalekken verkleint. Een voorbeeld hiervan is het aanstellen van de juiste personen voor het aanmaken van SharePoint sites.
2. Rollen en verantwoordelijkheden
Een belangrijk element is het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden. Specifieke functies binnen data governance, zoals Data Steward, Data Owner en het Governance team, zijn verantwoordelijk voor het beheer en de controle van gegevens.
- De Data Steward zorgt voor de dagelijkse kwaliteit van de data en ziet erop toe dat de gegevens voldoen aan de vastgestelde standaarden.
- De Data Owner heeft het eigenaarschap over bepaalde datasets en bepaalt wie toegang heeft tot welke gegevens. Daarnaast maakt de Data Owner gebruik van sensitivity labels om de gevoeligheid van data te markeren en daarmee een extra beveiligingsslag te bieden voor gevoelige informatie.
- Het Governance team ontwikkelt en onderhoudt het data governance-beleid en waarborgt de implementatie hiervan binnen de organisatie. Zij zullen het, indien nodig, ook regelmatig herzien, zodat het beleid blijft aansluiten bij de organisatie.
3. Datakwaliteit
Binnen data governance is veel focus op datakwaliteit. Dit betekent dat gegevens actueel, volledig en nauwkeurig moeten zijn, zodat ze betrouwbaar zijn voor besluitvorming en analyses.
Standaarden binnen de organisatie helpen om deze kwaliteit te behouden en continuïteit te waarborgen. Door vaste standaarden te hanteren, zorg je ervoor dat alle afdelingen en medewerkers dezelfde terminologie en datavelden gebruiken. Dit vergroot de consistentie, wat leidt tot een beter georganiseerde en beter presterende IT-omgeving. Neem bijvoorbeeld retentiebeleid, dit beleid bepaalt hoe lang documenten bewaard worden en hoe ze op een juiste manier gearchiveerd worden. Door dit beleid gebruikt de hele organisatie dezelfde standaarden en behouden ze de continuïteit.
Het belang van data governance
Data governance draagt bij aan drie verschillende IT vlakken, namelijk op cybersecurity, het maken van strategische beslissingen en het verhogen van de productiviteit.
Cybersecurity
Een sterk data governance-beleid vormt het fundament voor goede IT beveiliging en privacybescherming. Het definieert specifieke beveiligingsprotocollen en maatregelen die je beschermen tegen cyberdreigingen en ongeoorloofde toegang tot gevoelige gegevens.
Strategische beslissingen
Betrouwbare en goed beheerde data zijn van groot belang voor het nemen van geïnformeerde en effectieve bedrijfsbeslissingen. Data governance helpt om de kwaliteit, nauwkeurigheid en consistentie van gegevens te waarborgen, wat resulteert in een betrouwbare basis voor analyses en rapportages. Door data governance maken bedrijven snelle en goed geïnformeerde beslissingen, die hun strategische doelen ondersteunen en hen een concurrentievoordeel opleveren.
Productiviteit verhogen
Ook helpt data governance je bij het verhogen van de algemene productiviteit. Door duidelijke regels te hebben over hoe medewerkers data invoeren, opslaan en verwijderen, blijven processen voor iedereen duidelijk. Zo kan er geen ruis ontstaan en weet iedereen waar ze aan toe zijn.
De eerste stappen in data governance
We leggen je graag uit hoe je in 3 stappen begint met het opzetten van jouw data governance.
Stap 1: Een goed data governance-programma begint met het opzetten van een speciaal team. Dit team bestaat uit medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheer, de naleving en de kwaliteit van data binnen de organisatie. Stel medewerkers voor de volgende rollen aan: Data Steward, Data Owner en een Governance team.
Na het samenstellen van een team moeten zij een strategie ontwikkelen die aansluit op de bedrijfsdoelen. Een effectieve data governance-strategie moet niet alleen gericht zijn op databeveiliging en naleving van regelgeving, maar ook op het verbeteren van de datakwaliteit en het ondersteunen van strategische bedrijfsdoelen. Definieer specifieke doelstellingen en KPI’s die de effectiviteit van de strategie helpen meten.
Stap 2: Een van de belangrijkste onderdelen van data governance is het vastleggen van beleid en standaarden voor datagebruik. Dit omvat regels over hoe data moet worden ingevoerd, verwerkt, opgeslagen en verwijderd. Door duidelijke standaarden vast te leggen, kunnen organisaties consistentie waarborgen in hoe gegevens worden beheerd en gebruikt, wat de kans op fouten of misbruik minimaliseert. Daarnaast zorgen deze richtlijnen ervoor dat data voldoet aan kwaliteits- en beveiligingsnormen die essentieel zijn voor de integriteit en betrouwbaarheid van de IT-infrastructuur.
Stap 3: Nadat het beleid bepaald en vastgelegd is, is het van groot belang dat dit ook op de juiste manier ingericht wordt. Een deel is namelijk in te stellen en af te schermen, denk hierbij aan het instellen van toegang aan bepaalde medewerkers of juist het afschermen van toegang voor bepaalde andere medewerkers. Daarnaast blijven er nog onderdelen over die bij de medewerkers moeten landen. Het is van belang dat ze geïnformeerd en geactiveerd worden over dit beleid, zodat ze dat ook gaan naleven.
Hoe laat je data governance écht aansluiten op je organisatie?
Wil jij data governance opstellen die echt functioneel is binnen je organisatie? Eshgro helpt. Wij stellen data governance voor je op en richten het in op een manier die écht aansluit bij jouw organisatie. Dat is belangrijk, want zonder een juiste afstemming zal het niet leven bij je medewerkers. Als data governance beleid niet wordt geadopteerd door de medewerkers, is dat vaak niet omdat ze het niet willen maar omdat het niet voor hen werkt. Wij zijn experts in het creëren van een werkbaar en effectief data governance-framework dat medewerkers daadwerkelijk ondersteunt en betrokken houdt.
Daarnaast bieden wij training en bewustwording aan. Het is belangrijk om medewerkers te trainen rondom datagebruik. Medewerkers moeten begrijpen waarom data governance belangrijk is, hoe ze op een verantwoorde manier met data omgaan en welke gevolgen dit heeft voor jullie organisatie. Door training en bewustwording te integreren, zorg je ervoor dat data governance niet alleen een beleidsmaatregel is, maar een levende cultuur binnen je bedrijf.
Wil je weten hoe wij helpen jouw data governance op te zetten en te verbeteren? Neem dan vrijblijvend contact op.
