11 maart 2022
Blog

De rol van de cloud & IT in ‘het nieuwe werken’

Bedrijven in Nederland zijn voorlopers op het gebied van technologie. Zo werkten veel Nederlandse organisaties ook voor de coronapandemie al in de cloud. Voor deze bedrijven was het vrij gemakkelijk om de switch te maken naar ‘het nieuwe werken’. Sommige cloudwerkplekken waren alleen vanuit een fysiek kantoor benaderbaar, maar dankzij kleine uitbreidingen in de security maatregelen konden deze ook eenvoudig beschikbaar worden gesteld voor andere locaties. Door middel van bijvoorbeeld Multi-Factor Authentication (MFA) of soft tokens werd de werkplek online bereikbaar, ongeacht je locatie.

Voor bedrijven die nog geen gebruik maakten van de cloud was het faciliteren van thuiswerken een stuk lastiger. Zij moesten de overstap naar de cloud nog maken of een andere oplossing vinden. Vanwege het gebruiksgemak hebben veel bedrijven voor een cloudoplossing gekozen. Een hybride werkplek is in Nederland, maar ook in de rest van de wereld, daardoor eerder de norm dan de uitzondering geworden. Wat betekent dat voor de rol van de cloud en IT? We gingen in gesprek met Anton Loeffen, CTO en oprichter van Eshgro. In dit blog deelt hij zijn visie.

De veranderende rol van IT

“Door de stijging in hybride werkplekken neemt het gebruik van on-premise IT-infrastructuren waarschijnlijk met zo’n 90% af”, vertelt Anton. “Veel werkzaamheden voer je tegenwoordig namelijk al heel veilig uit in de cloud. Het beheren en beveiligen van een eigen IT-infrastructuur kost bovendien veel tijd en de benodigde expertise. We zien de rol van IT daardoor steeds meer verschuiven naar faciliteren in plaats van die van echte techniek. We praten niet meer over technologie, maar over business requirements. Je wilt weten of je altijd genoeg opslag hebt om al je data en documenten te kunnen opslaan. Hoeveel CPU, RAM of dataverkeer je daarvoor nodig hebt, zegt velen niets.”

Wat Anton betreft moeten organisaties het dan ook niet langer accepteren wanneer er te technisch wordt gepraat als het over IT gaat. “IT kan en moet begrijpelijk zijn. Kies daarom voor een IT-partner die je op begrijpbare wijze uitlegt welke producten en/of diensten je nodig hebt voor jouw doelen en op welke manier zij daaraan bijdragen. Door het te hebben over doelen en business requirements wordt IT voor een breder publiek begrijpelijk”, licht Anton toe. “De rol van een IT-manager verandert daardoor ook. Die krijgt steeds meer een regierol, waarin hij bekijkt op welke manier de behoeften van de organisatie en collega’s het beste zijn in te vullen. De IT-manager wordt daardoor steeds meer ingezet voor adviserende- en ondersteunende doeleinden, in plaats van te focussen op (on-premise) technologie.”

Als je op een andere manier wilt werken, moet je focussen op wat je wilt bereiken, niet op hoe je dit wilt bereiken.

Samenwerken in de cloud

Niet alleen de rol van de IT-manager transformeert, ook de manier waarop werknemers met elkaar samenwerken wordt anders door de cloud. Dit brengt uitdagingen, maar vooral ook kansen met zich mee. Anton merkt dat veel werknemers klaar zijn met e-mail. Hoe zorg je er dan voor dat de communicatie efficiënt verloopt?

“Hiervoor moet je eerst kijken naar hoe werknemers omgaan met e-mail en documenten. Vaak wordt er nog gewerkt met een verkenner structuur bij het opslaan van documenten en worden deze documenten daarna met collega’s gedeeld via e-mail. Als je op een andere manier wilt werken, moet je die documentstructuur loslaten en je focussen op wat je wilt bereiken. Niet op hoe je dit wilt bereiken. Je focust dan wederom op business requirements in plaats van technologie.”

“Veel organisaties willen bijvoorbeeld beter kunnen samenwerken met klanten en leveranciers, maar vinden het nog spannend om hen toegang te geven tot de interne communicatie of dataopslag. Uit angst dat er ongewenste informatie wordt gecommuniceerd of dat data wordt vrijgegeven die niet voor hen bestemd is. Toch is deze technologie er al wel. In Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld verschillende werkgroepen (teams) aanmaken met daarin kanalen. Deze kanalen kun je openbaar of privé maken, zodat jij bepaalt wie toegang heeft tot welke informatie. Op die manier kun je klanten en leveranciers veilig en desgewenst gelimiteerd toegang geven tot jouw interne zaken. Zo wordt je samenwerking niet alleen intern, maar ook met externen een stuk efficiënter.”

Lees ook: Slim online samenwerken, hoe doe je dat?

Veilig werken in de cloud

Het afgelopen jaar heeft veel verandering gebracht in hoe we werken en de manier waarop we denken over werk. Door deze veranderingen is men zich voornamelijk zorgen gaan maken over veiligheid. En dat is niet geheel ongegrond. Je leest het tegenwoordig bijna dagelijks in de krant: weer een bedrijf dat is gehackt of gegijzeld door cybercriminelen. Niemand kan garanderen dit te voorkomen, maar je kunt wel de impact van een aanval beperken. Dit doe je door 4 hoofdelementen te toetsen:

  • Het individu: hoe weet je zeker dat je te maken hebt met je werknemer?
  • Het device: hoe zijn de devices beveiligd?
  • De applicatie: zijn de applicaties die je gebruikt veilig?
  • Data: hoe is je data beveiligd?

“Doordat er nu vanaf meer plekken en met meer devices verbinding wordt gemaakt met de online werkplek, zijn er ook meer endpoints. Cybercriminelen weten dat ze dit kunnen gebruiken. Daarom moeten bedrijven zich meer gaan richten op het beschermen en beveiligen van deze connectiepunten. Wij voorspellen dan ook dat er daarom een toename komt in externe security testen en monitoring, om zo vroegtijdig zwakke plekken te detecteren en hier adequaat op te reageren”, licht Anton toe.

Lees ook: Veilig werken in de online werkplek

Inzetten van cloud voor bedrijfstransformatie

Het alleen in gebruik nemen van cloudoplossingen is niet voldoende. “Een goede cloudadoptie leert gebruikers over alle mogelijkheden van de cloud en hoe deze opties slim te benutten. Waar adoptie vroeger een eenmalige gebeurtenis was, is het tegenwoordig een continu proces. Dit komt doordat applicaties vandaag de dag bijna wekelijks een nieuwe update krijgen”, legt Anton uit. “Door cloudoplossingen te gebruiken zijn applicaties altijd up-to-date en kunnen werknemers altijd de laatste features gebruiken, mits zij leren om de nieuwste functionaliteiten optimaal te gebruiken. Continue adoptie is tegenwoordig dus essentieel voor een echte bedrijfstransformatie.”

Het afgelopen jaar heeft ons geleerd dat de bedrijven die veerkracht tonen eventuele gedrags- en culturele verschuivingen kunnen doorstaan. Anton licht toe: “Het inzetten van de cloud helpt bij de bedrijfstransformatie die nodig is om het stevige fundament neer te zetten dat hiervoor nodig is. De financiële flexibiliteit die de cloud biedt, geeft bedrijven door middel van Software as a Service-modellen de kans om vaste kosten en daarmee financiële risico’s te verlagen. SaaS is niet per se goedkoper, maar verhoogt aan de andere kant wel de voorspelbaarheid van je kosten en geeft meer inzicht in het gebruik van je applicaties. Wanneer een oplossing geen waarde oplevert voor je organisatie of weinig tot niet gebruikt wordt, kun je deze eenvoudig uitzetten. Zo kun je besparen op je IT-kosten en heb je budget over om in te zetten voor je core business.”

Anton ziet dat organisaties die nog geen gebruik maken van de cloud het vaak lastig vinden om de waarde ervan te zien. “Pas als zij een voorbeeld zien van een soortgelijke organisatie en de manier waarop zij het hebben ingeregeld, wordt het interessant. De voordelen zijn dan ineens heel duidelijk. Deze twijfel komt vaak voort uit angst voor de veiligheid van interne bestanden of onzekerheid of de organisatie de verandering wel aan kan. Maar verandering is continu en die realisatie begint nu te komen.”

“Bill Gates zei ooit: “If your business is not on the internet, then your business will be out of business.” Dit citaat van de mede-oprichter van Microsoft kan nu ook worden toegepast op het gebruik van de cloud. De komende vijf jaar zullen er namelijk twee soorten bedrijven ontstaan: bedrijven die zich in de cloud bevinden en bedrijven die niet meer bestaan. Welke ben jij?”

Lees meer over de Smarter Workplace

Werknemerstevredenheid door IT in ‘het nieuwe werken’

Wat Anton betreft is het heel belangrijk om na te denken over het rendement van de cloud en je bedrijfscontinuïteit. Hij licht toe: “Als jij niet verandert, dan doet iemand anders het wel. Wanneer klanten een betere beleving krijgen bij een concurrent, stappen ze uiteindelijk toch over. Dat geldt ook voor je medewerkers. Het wordt namelijk steeds moeilijker om goede mensen te vinden. Door een aantrekkelijke werkgever te zijn en te investeren in werknemerstevredenheid kun je de juiste mensen aan je binden. Dit zal je op de lange termijn ook terugzien, want blije werknemers zorgen voor blije klanten en dat leidt weer tot blije aandeelhouders.”

Is jouw IT klaar voor ‘het nieuwe werken’?

De keywords voor het komende jaar zijn veiligheid, samenwerking, adoptie, functionaliteit en werknemerstevredenheid. De uitdagingen die de veranderende manier van werken met zich meebrengt, zijn steeds beter op te lossen door beter ontwikkelde collaboratieve tools en sterkere security maatregelen. Hoe gaat jouw IT-afdeling daarmee om en werk jij al (grotendeels) in de cloud?

Eshgro begeleidt organisaties bij hun digitale transformatie naar een slimme en toekomstbestendige online werkplek. Wil jij jouw organisatie laten profiteren van de vele voordelen van de Smarter Workplace en ervoor zorgen dat jouw medewerkers  optimaal digitaal samenwerken? Neem dan gerust voor meer informatie of een vrijblijvende kennismaking. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. We helpen je graag met een persoonlijk advies!