In april kondigde onze Teams expert Thijs Bisseling in deze blog een hoop toffe nieuwe functionaliteiten voor online meetings in Microsoft Teams aan. Mei en juni stonden in het teken van diverse updates voor Teams en enkele van deze nieuwe features zijn nu live. In deze blog gaat Thijs in op de belangrijkste veranderingen en geeft hij handige tips voor het gebruik van de presentatiemodus, breakout rooms, groepschats, scherm delen, webinars en meer. Lees je mee?
1. Presentatiemodus
De laatste maanden werd er al veel gesproken over de Presentatiemodus in Teams en nu is hij eindelijk werkelijkheid. Deze nieuwe functionaliteit helpt je nog beter te presenteren tijdens meetings. Tijdens het delen van een presentatie of je scherm behoudt je de connectie en interactiviteit met anderen, omdat zij je blijven zien. De modus Standout (Inhoud delen op achtergrond) toont je als een silhouet vóór de inhoud die je deelt. De modus Side-by-side (Naast elkaar) plaatst jouw camera naast de gedeelde inhoud.
Let wel: de presentatiemodus is alleen te zien wanneer je de laatste update van Microsoft Teams geïnstalleerd hebt. In deze handleiding lees je hoe dat moet.
2. Update voor Breakout Rooms
De functie Breakout Rooms heeft een update gekregen. Het is nu mogelijk om een per openstaande “kamer” een “Timer” in te stellen (doe dit wel voordat je de ruimte geopend hebt). Zo kun je de “kamer” automatisch sluiten en de deelnemers terug laten keren naar de hoofdvergadering. Ook de veel verzochte mogelijkheid om Breakout Rooms te kunnen beheren zonder dat je organistator bent van de vergadering komt op redelijk korte termijn. Een exacte datum is helaas nog niet bekend.
3. Externen toevoegen aan een groepschat
Het is zover! Bye bye WhatsApp ? Vanaf nu is het namelijk eindelijk mogelijk om (meerdere) externe deelnemers toe te voegen aan een groepschat in Teams. Voor mij was dit het laatste dat nodig was om WhatsApp definitief niet meer zakelijk te gebruiken. Het is simpel: creëer een chat, geef deze chat een naam, voeg de juiste mensen toe en communiceer op veilige wijze met elkaar. Alleen het delen van documenten met elkaar is voor nu nog niet mogelijk binnen een groepschat met externen.
4. Delen van het scherm of vensters is vernieuwd
De functie voor het delen van een scherm of venster binnen Microsoft Teams heeft een nieuwe weergave gekregen. Het is nu makkelijker en overzichtelijker om je eigen scherm of één van je openstaande vensters te delen. Ook de PowerPoint presentatie die je recentelijk hebt gebruikt zijn vanuit deze weergave beschikbaar, waardoor je snel via PowerPoint Live kunt presenteren.
5. Uitschakelen van camera’s tijdens een vergadering
Een zeer fraaie nieuwe functionaliteit is dat je als organisator van een vergadering nu ook de camera van de deelnemers uit kunt schakelen. Dit kan je in één keer doen voor alle deelnemers of juist per gebruiker. Als organisator kun je de camera’s overigens niet opnieuw activeren, dit dient de deelnemer zelf te doen.
Voor iedere deelnemer:
Voor een afzonderlijke deelnemer:
Het is ook mogelijk om in de “Vergaderinstellingen” in te stellen dat deelnemers binnen de vergadering geen camera’s aan kunnen zetten.
6. Dynamic View
Dynamic view rangschikt op intelligente wijze de beelden in een vergadering. Dit gebeurt aan de hand van het aantal deelnemers en de instelling die jij als gebruiker kiest. Terwijl mensen deelnemen, de camera inschakelen, beginnen te spreken of te presenteren past Microsoft Teams automatisch de lay-out aan.
Er zijn nu tot 1000 deelnemers zichtbaar. Zijn er meer deelnemers? Dan worden deze niet weergegeven in Dynamic View. Zij kunnen overigens wel gewoon deelnemen aan de vergadering en de chatfunctie gebruiken.
7. Webinars aanmaken in Teams
Vanaf nu is het heel eenvoudig om webinars op te zetten vanuit Teams. Deelnemers kunnen zich eenvoudig inschrijven voor jouw webinar, waarbij je zelf de gewenste registratiegegevens kunt aanpassen. Na registratie ontvangen deelnemers automatisch een bevestigingsmail en kunnen zijn vervolgens eenvoudig het webinar bijwonen.
Let op: deze functionaliteit is niet hetzelfde als een LiveEvent (Live Gebeurtenis).
Microsoft Teams feedbackportaal
Zoals je ziet blijft Teams zich flink ontwikkelen. En er komt nog veel meer moois aan! Microsoft luistert daarbij heel goed naar de wensen van gebruikers. Heb je zelf nog wensen of wil je weten wat er allemaal speelt rondom Teams? Kijk dan eens op het feedbackportaal. Hier staan diverse thema’s waar ook jij input voor kunt geven.
Meer weten?
Wil je graag een keer sparren over de inzet van Microsoft Teams binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact met me op of boek eenvoudig en vrijblijvend een Teams Q&A in mijn agenda via Microsoft Bookings. Ik help je graag met een persoonlijk advies!
Jouw strategische partner in digitale transformatie
