Het hybride werken is inmiddels niet meer weg te denken uit de dagelijkse werkpraktijk en is ‘here to stay’. Van de ondernemers die hybride werken faciliteren, verwacht bijna 66 procent dat het een onderdeel blijft van het werk binnen hun bedrijf. Bijna driekwart van de grote bedrijven geeft dit aan, terwijl dat aantal binnen het mkb op bijna twee derde ligt.
Een gevolg van de opmars van het hybride werken is dat de rol van de digitale werkomgeving groter wordt. Daarnaast verandert deze omgeving continu. Het is belangrijk dat medewerkers productief kunnen (blijven) werken en dat je als organisatie de doelstellingen bereikt die je voor ogen hebt met de inzet van de moderne werkplek.
Het hart van deze moderne werkplek? Een goede implementatie van samenwerkingstools als Microsoft Teams en SharePoint. Het is namelijk belangrijk dat alle medewerkers snel, eenvoudig en veilig kunnen samenwerken. Denk hierbij aan videobellen, chatten en het (samen)werken aan documenten. Aandacht voor ondersteuning en adoptie vanuit de directie en management is daarbij essentieel. In deze blog lees je wat je kunt doen om de adoptie van het hybride werken in goede banen te leiden.
Hybride werken: doelstellingen en aanpak bepalen
Om ervoor te zorgen dat medewerkers hun weg vinden in het hybride werken, hebben ze een goed kompas nodig. Dit betekent dat je als directieverantwoordelijke samen met de IT-manager en projectmanager de doelstellingen en aanpak bepaalt. Welke zakelijke doelen wil je bereiken door het hybride werken te faciliteren? Hoe richt je het zo in dat hybride werkvormen naadloos aansluiten op je bedrijfsprocessen en een positieve bijdrage leveren aan de productiviteit en efficiëntie?
Ook veiligheid is een belangrijk aandachtspunt. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld de Smarter 365 Advanced Security Solution. Dit is een totaalpakket voor de beveiliging van jouw hybride werkomgeving die gebruikmaakt van diverse Microsoft beveiligingsproducten, zoals Identity Protection, MFA, Privileged Identity Management, Endpoint Manager en Microsoft 365 Advanced Threat Protection.
➡ Meer lezen over veilig hybride werken? Lees ons blogartikel ‘Veilig hybride werken met Microsoft 365’.
Het in kaart brengen van alle stakeholders en belanghebbenden is eveneens een belangrijk onderdeel van het formuleren van je doelstellingen en aanpak. Wie krijgt op welke manieren te maken met veranderingen binnen de digitale werkomgeving? Uit de kring van stakeholders en belanghebbenden kun je vervolgens een projectgroep samenstellen met vertegenwoordigers uit de belangrijkste sleutelgroepen.
Betrek medewerkers bij de verandering
Het hybride werken en introduceren van een moderne, toekomstbestendige digitale werkplek, werkt alleen als er voldoende draagvlak is voor zo’n nieuwe werkomgeving. Betrek medewerkers dus actief en vanaf het begin bij de verandering. Vraag wat ze nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen. Welke applicaties en samenwerkingstools zijn voor hen bijvoorbeeld van essentieel belang?
Om medewerkers mee te krijgen in de nieuwe manier van werken, is het belangrijk dat je ze zelf mee laat denken over tools en oplossingen. Probeer hun suggesties mee te nemen en te incorporeren in je keuzes en strategische visie op het nieuwe werken. Zo creëer je draagvlak en stimuleer je bewustwording bij medewerkers.
Het creëren van draagvlak en meenemen van medewerkers in nieuwe manieren van werken, vraagt ook om heldere en continue communicatie. Maak duidelijk waarom een goede adoptie zo belangrijk is. Dit helpt je bij het wekken van interesse en wegnemen van weerstand.
Start hybride werken met een kleine groep representatieve medewerkers
Om te testen en experimenteren, is het verstandig om de nieuwe werkvormen en werkomgeving eerst te verkennen met een bescheiden groep medewerkers. Zorg ervoor dat die groep een representatieve dwarsdoorsnede vormt van de hele organisatie. Mensen met verschillende rollen en medewerkers van diverse afdelingen dus.
Door te kiezen voor een divers gezelschap, neem je alle verschillende behoeften voor een digitale werkplek mee. Idealiter heeft de groep ook inspraak bij het kiezen van applicaties en tools en zijn de leden nauw betrokken bij het organisatiebrede adoptieproces.
Benut de kracht van early adopters
Niet iedereen binnen een bedrijf omarmt veranderingen binnen de werkomgeving even snel. Binnen de meeste organisaties heb je een kern van early adopters: mensen die enthousiast zijn over nieuwe werkvormen en technologie en snel thuis zijn in de nieuwe manier van werken. Gebruik de kennis en het enthousiasme van deze groep. Early adopters zijn ideale ambassadeurs voor de nieuwe manier van werken. Ze beschikken over de gave om andere medewerkers te overtuigen van de voordelen van het hybride werken. Het resultaat? Het adoptieproces verloopt sneller en soepeler.
Trainen en continu verbeteren
Trainingen (laten) geven is een prima manier om medewerkers vertrouwd te maken met de hybride werkplek. Ze raken al doende bekend met nieuwe tools en andere manieren van communiceren. Het is belangrijk dat trainingen afgestemd zijn op de specifieke behoeften van medewerkers. Breng voor elke medewerker in kaart wat de uitdagingen zijn waar hij of zij in de nieuwe situatie mee te maken krijgt en stem de trainingsinhoud daarop af. Leg ook de nadruk op continu verbeteren. Het leer- en adoptieproces is nooit af. Al werkend en lerend kunnen er altijd nieuwe inzichten ontstaan die je in staat stellen om hybride werkvormen verder te verbeteren.
Ontwerp een roadmap voor de implementatie
Heb je alle behoeften van medewerkers in kaart gebracht? En heb je helder voor ogen hoe je het hybride werken strategisch gaat inrichten? Maak dan een roadmap voor de implementatie. Hierin staat het verloop van het implementatieproces, welke functionaliteiten de meeste prioriteit hebben en een concrete tijdlijn.
Hoe helpt Eshgro bij veilig hybride werken?
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het adopteren of verbeteren van nieuwe en hybride werkvormen? Het Eshgro-programma ‘Adoptie & Continuous Improvement’ helpt je organisatie bij het omarmen van de nieuwe manier van werken. Bovendien zorgen we ervoor dat je daarna continu blijft leren en verbeteren. Het adoptieprogramma bestaat uit twee onderdelen: 1) adoptie en 2) continuous improvement. Elk onderdeel bestaat uit een aantal fasen met bijbehorende sessies en activiteiten.
In het eerste onderdeel richten we ons op de invulling van het adoptieprogramma, het overbrengen van kennis, het creëren van bewustwording, de basisvaardigheden en het geven van tips en richtlijnen voor het beheer van een hybride werkomgeving. Onderdeel 2 staat in het teken van continu verbeteren middels moderne werkplekmonitoring, governance-updates, opfristrainingen en strategische en informatieve sessies die het gebruik van de moderne digitale werkplek naar een hoger niveau tillen.
Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag met een persoonlijk advies voor de adoptie van een moderne werkplek binnen jouw organisatie. Hier lees je meer over ons adoptie- en verbeteringsprogramma.