25 juni 2021
Blog

Een succesvolle Microsoft 365 werkomgeving met WorkplaceBuddy

In maart 2020 kwam het bericht van de minister-president dat iedereen zoveel mogelijk thuis moest gaan werken. De meeste organisaties werden genoodzaakt een volledig digitale (thuis)werkplek in te richten. Dit ging de ene organisatie makkelijker af dan de andere. Vooral voor midden- en kleinbedrijven (mkb’s) is het vaak lastig snel te schakelen en mee te gaan met de nieuwste IT-innovaties. Dit vraagt om geld, tijd en kennis, wat mkb’s meestal niet in overvloed tot hun beschikking hebben. Toch, ruim een jaar later, wordt er al gesproken over het ‘nieuwe normaal’ en worden ook steeds meer de voordelen gezien van de nieuwe manier van werken. Eshgro adviseert organisaties al jarenlang in het optimaliseren van een (thuis)werkplek, maar heeft het proces zien versnellen sinds het moment iedereen thuis ging werken. Voor een optimaal gebruik van de digitale werkplek is het van groot belang dat medewerkers de nieuwe technologie ook aannemen, oftewel adopteren.


Digitaal vaardiger worden als continu proces

Een nieuwe manier van werken vraagt om begrip, betrokkenheid en bereidheid voor aanpassing van je collega’s. De beslissing voor het introduceren van Microsoft 365 wordt meestal top down genomen door het management, maar voor een succesvolle implementatie is het essentieel dat de medewerkers er op de juiste wijze gebruik van maken. Een succesvolle adoptie van Microsoft 365 stopt niet bij de installatie van de software. Je moet de medewerkers meenemen, enthousiasmeren en ondersteunen in het proces dat ze van A naar B moeten maken, anders blijft de techniek onderbenut. Anton Loeffen, oprichter & CTO van Eshgro benadrukt daarbij dat de ‘B’ niet moet worden gezien als eindstadium, maar als een continu proces van meegaan met nieuwe digitale mogelijkheden, waarbij de medewerker steeds digitaal vaardiger wordt en bijblijft met nieuwe digitale ontwikkelingen.

Creëren van waarde

Medewerkers staan over het algemeen niet te springen om zich aan te passen aan een nieuwe manier van werken, aangezien mensen simpelweg de voorkeur geven aan vertrouwde en reeds aangeleerde manieren van dingen doen. Om als organisatie te profiteren van de voordelen die je kunt behalen door het omarmen van nieuwe technologieën (o.a. hogere productiviteit en tijd- en kostenbesparing) en concurrentie voor te blijven, is digitaal met de tijd meegaan van groot belang. Daarbij is het belangrijk te focussen op de persoonlijke voordelen die medewerkers kunnen behalen met een nieuwe manier van werken, zoals efficiëntere vergaderingen of makkelijker in contact staan met collega’s, in plaats van in te zetten op organisatorische succesfactoren. Op die manier motiveer je hen verandering te omarmen. De dienstverlening bij Eshgro draait daarom ook niet om technologie, maar om functionaliteit en het creëren van waarde.


Ondersteuning is essentieel voor succes

Naast motivatie is het belangrijk dat gebruikers voldoende kennis hebben, zodat zij weten hoe zij het beste uit Microsoft 365 kunnen halen. Dit vereist coaching en IT-hulp, wat vaak veel tijd en geld kost en niet altijd optimaal functioneert binnen organisaties. Het belang van ondersteuning moet echter niet onderschat worden. Je vraagt veel van je werknemers. Als zij dan niet kunnen rekenen op hulp, is het niet gek dat er een gebrek is aan motivatie en kennis, waardoor de nieuwe manier van werken niet geadopteerd wordt. WorkplaceBuddy biedt een uitkomst die de druk op IT-tickets doet afnemen en de persoonlijke hulp biedt die de gebruikers verlangen.

Hoe WorkplaceBuddy helpt

WorkplaceBuddy is beschikbaar via het menu in Microsoft Teams en biedt continue ondersteuning door middel van een chatbot, e-learnings en een persoonlijk leerpad.  En dat op een speelse en laagdrempelige manier. De chatbot is 24/7 beschikbaar voor het beantwoorden van vragen met betrekking tot Microsoft 365. Ook creëert de app een persoonlijk leerpad aan de hand van een introducerend interview. Op basis van jouw antwoorden worden e-learnings geselecteerd en proactief aangeboden. De e-learnings laten zien hoe je bijvoorbeeld een mail als urgent verstuurt of een meeting in Teams start. Dit zijn leermomenten waar jij en jouw collega’s direct baat bij hebben en slimmer door gaan werken. Tot slot geeft WorkplaceBuddy inzicht in het kennis- en vaardighedenniveau van de medewerkers in je organisatie.


Succesvol werken met Microsoft 365

Samengevat zijn motivatie en ondersteuning van je collega’s van wezenlijk belang voor een succesvolle adoptie van Microsoft 365. Bij het ontbreken van één van deze twee of zelfs beide, zullen medewerkers als een berg opzien tegen het omarmen van de nieuwe digitale veranderingen. WorkplaceBuddy helpt de medewerkers deze berg te bewandelen door ze zowel te motiveren als ondersteunen in het proces. Dit resulteert in een succesvolle adoptie met tevreden en effectieve medewerkers, hogere productiviteit en een tijd- en kostenbesparing binnen je organisatie. Kortom: met WorkplaceBuddy laat je adoptie van Microsoft 365 in jouw organisatie slagen!


Meer weten?

Wil jij het maximale halen uit jouw Microsoft 365 investering? Dan ben je bij Eshgro aan het juiste adres. Wij helpen organisaties met de de inrichting en adoptie van de digitale, toekomstbestendige werkplek. Meer weten over adoptie en het gebruik van WorkplaceBuddy? Neem dan contact op met Solution Consultant Thijs Bisseling of boek eenvoudig direct een meeting in zijn agenda via Microsoft Bookings