Medewerkers zijn tijdens de coronapandemie steeds meer thuis gaan werken en zij werken daardoor ook steeds vaker in de cloud. Een trend die waarschijnlijk nog wel even doorzet. Volgens onderzoeksbureau Gartner geeft 50% van de medewerkers die meewerkten aan het onderzoek namelijk aan dat ze van plan zijn om ook na de pandemie (gedeeltelijk) thuis te blijven werken.
Dit maakt het wel lastiger voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de IT, aangezien het ingewikkelder is om alle verbindingen die met het bedrijfsnetwerk worden gemaakt overzichtelijk te houden. Daarbij komt dat medewerkers steeds vaker applicaties gebruiken die niet door het bedrijf zijn goedgekeurd, de zogenaamde schaduw-IT. Zo kunnen medewerkers Whatsapp gebruiken om met elkaar te chatten, in plaats van de door het bedrijf goedgekeurde Microsoft Teams’ chatfunctie. Door schaduw-IT raakt men het overzicht snel kwijt en daarmee ook het inzicht in de gehele kosten. Wat kunnen accountantskantoren doen om de kosten van cloudoplossingen inzichtelijk te maken? Je leest het in deze blog.
Meer weten? Lees ook: Wat kost een online werkplek en wat levert het op?
Tip 1: Reken schaduw-IT mee
Voor een compleet overzicht van wat cloudoplossingen je kosten, moet je ook de schaduw-IT meerekenen. Hiervoor moet je kunnen zien welke apparaten en applicaties verbinding maken met jouw netwerk. Met het Smarter 365 platform kun je dit in een dashboard realtime inzien. Hiermee kun je een compleet overzicht maken van alle verbonden applicaties en de daarbij behorende kosten. Wees niet verbaasd als de kosten hierdoor hoger uitvallen dan je had verwacht, nu je de schaduw-IT ook meerekent.
Tip 2: Kijk naar de toekomst
De kosten van de cloud zijn in eerste instantie vaak laag, maar veel accountantskantoren willen de kosten op de lange termijn nog wel eens onderschatten. Verouderde systemen die worden vervangen of een upgrade krijgen brengen ook de nodige kosten met zich mee. Kijk daarom goed naar de plannen van je kantoor of onderneming. Welke systemen moeten in de toekomst uitgebreid worden of zijn überhaupt later nog nodig? Wanneer je deze toekomstige kosten alvast inzichtelijk maakt, voorkom je dat je later voor verrassingen komt te staan.
Tip 3: Pas licenties aan
In tegenstelling tot on-premises, heeft de cloud het voordeel dat veel kosten al vooraf bekend zijn. Voor ‘as a Service’-oplossingen betaal je bijvoorbeeld een vast bedrag per maand voor het gebruik van diensten of software. Hierdoor worden grote initiële investeringen overbodig gemaakt. Toch moet je wel blijven nadenken over welke licenties je afneemt. In het bijzonder wanneer het personeelsbestand verandert. Het kan zijn dat je blijft betalen voor licenties van diensten en software die je eerder hebt aangeschaft, maar die dan nauwelijks of niet meer worden gebruikt. Door ervoor te zorgen dat je deze makkelijk kunt herkennen, hergebruiken en kunt op- en afschalen, verhoog je de digitale wendbaarheid van je kantoor of onderneming en kun je volgens onderzoeksbureau Gartner tot wel 30% besparen op je softwarekosten.
Tip 4: Maak bijkomende kosten inzichtelijk
Door gebruik te maken van cloudoplossingen, betaal je niet langer voor hardware en de bijbehorende upgrades en onderhoud. Dat betekent niet dat je geen andere kosten meer maakt naast je licenties. Houd rekening met kosten om medewerkers te trainen in het gebruik van de nieuwe oplossingen en met implementatie- en configuratiekosten. Deze worden vaak over het hoofd gezien bij de adoptie van nieuwe oplossingen. Houd hier rekening mee en maak op het moment van aanschaf alle bijkomende kosten inzichtelijk.
Hoe helpt Eshgro?
Eshgro helpt accountantskantoren met het inzichtelijk maken van de kosten tijdens de transitie naar de cloud. Met het Smarter 365 platform kun je ook zelf makkelijk inzicht creëren in je IT-kosten. In het dashboard kun je realtime inzien welke apparaten en applicaties toegang zoeken tot jouw netwerk. Dit kun je ook filteren, bijvoorbeeld per maand of per gebruiker. Zo krijg je niet alleen inzicht in de gemiddelde kosten per gebruiker, maar ook inzicht in jouw schaduw-IT.
Daarnaast krijg je met Smarter 365 inzicht in je overige IT-kosten die je kantoor of onderneming maakt. Hiermee kun je beter berekenen wat cloudoplossingen je opleveren en juiste – op data gebaseerde – beslissingen maken. Smarter 365 zorgt er bovendien voor dat je kantoor of onderneming veilig kan blijven werken. Door inzicht te geven in de compliancy per device en een complete configuratie van beveiligingsinstellingen met Microsoft Intune voor alle werkplekken, zorg je dat de security gewaarborgd wordt. En zijn er vragen over de adoptie van Microsoft 365? Dan helpen wij je aan de hand van het ‘Adoptie & Continuous Improvement programma‘. Zo zorg je ervoor dat jij en je collega’s het maximale halen uit hun cloudoplossingen.
Meer weten?
Wil je meer inzicht in de kosten van de cloudoplossingen die bij jouw kantoor of onderneming passen? Dan ben je bij Eshgro aan het juiste adres. Benieuwd naar Smarter 365 of een van de andere oplossingen die wij je kunnen bieden? Neem dan gerust vrijblijvend contact met onze adviseur Job Lefrandt. Mail naar j.lefrandt@eshgro.nl of bel 06 38 29 54 62. Hij helpt je graag verder met een persoonlijk advies.
Jouw strategische partner in digitale transformatie
