14 januari 2021
Blog

Hoe krijgt het MKB meer inzicht in de kosten van cloudoplossingen?

Tijdens de coronapandemie werden medewerkers steeds meer gedwongen om vanuit huis te gaan werken. Zij gingen daardoor ook steeds vaker in de cloud werken. Deze trend zal ook nog wel even doorzetten. 90% van de leiders op HR-vlak zegt namelijk dat zij hun medewerkers ook na de pandemie zullen toestaan om op afstand te blijven werken.

Helaas maak je het hiermee wel steeds lastiger voor het IT-team om grip te houden op de verbindingen die met het bedrijfsnetwerk worden gemaakt. Medewerkers gebruiken namelijk steeds vaker, op eigen houtje, andere applicaties dan die door IT zijn goedgekeurd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het salesteam dat op eigen initiatief Salesforce of LinkedIn Sales Navigator adopteert. Of de marketeer die vol enthousiasme en goede bedoelingen een automation tool omarmt. Door deze schaduw-IT raak je het overzicht snel kwijt en daarmee ook een duidelijk kostenplaatje. Wat kun je doen om de kosten van cloudoplossingen inzichtelijk te maken?

Tip 1: Schaduw-IT in beeld krijgen

Om een goede inschatting te maken van alle kosten van jouw cloud strategie moet je ook schaduw-IT meenemen in je berekening. Om dit te doen, moet je kunnen zien welke apparaten en welke applicaties verbinding maken met jouw cloud. Met Smarter 365 krijg je dit op basis van realtime data inzichtelijk in een dashboard. Zo maak je een compleet overzicht van alle verbonden applicaties en de daarbij behorende kosten. Je zult zien dat wanneer je de schaduw-IT ook meeneemt in je berekening, die kosten weleens hoger kunnen uitvallen dan je had verwacht.


Tip 2: Op- en afschalen

Hoewel de kosten van de cloud in eerste instantie laag zijn, wil het MKB de kosten voor de langere termijn nog weleens onderschatten. Wanneer verouderde systemen een upgrade krijgen of worden vervangen, komen daar ook kosten bij kijken. Kijk dus goed naar je toekomstplannen en bekijk welke systemen nodig zijn of uitgebreid moeten worden om die te verwezenlijken. Met de bijbehorende kosten alvast inzichtelijk, zorg je
dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Het voordeel van de cloud is dat, in tegenstelling tot on-premises, veel kosten al vooraf bekend zijn. Met ‘as a Service’-oplossingen betaal je maandelijks een vast bedrag voor je diensten, zonder grote investeringen vooraf. Dat betekent niet dat je niet meer hoeft na te denken over welke licenties je afneemt. Wanneer er veranderingen plaatsvinden in je personeelsbestand kan het namelijk gebeuren dat je blijft betalen voor licenties van apps en software die door je teams zijn aangeschaft, maar die ze in de praktijk niet of nauwelijks meer gebruiken. Doordat je makkelijker kunt op- en afschalen verhoog je de digitale wendbaarheid van je bedrijf. Maak hier dus ook gebruik van. Onderzoeker Gartner stelt dat er zo’n 30% kan worden bespaard op softwarekosten door o.a. licenties te hergebruiken. Zo voorkom je de onnodige aanschaf van nieuwe licenties.

Tip 3: Bijkomende kosten van de cloud

Nu je met cloudoplossingen niet meer betaalt voor hardware, bijbehorende upgrades en periodiek onderhoud, betekent dat niet dat je geen andere kosten meer maakt buiten de licenties om. Zo moet je nog steeds rekening houden met kosten die komen met het trainen van je medewerkers en de implementatie- en configuratiekosten. Vaak worden deze over het hoofd gezien bij de adoptie van nieuwe cloudoplossingen. Houd ook hier rekening mee en maak alle bijkomende kosten inzichtelijk op het moment van aanschaf.


Hoe helpt Eshgro?

Eshgro helpt het MKB met het beperken van de kosten tijdens de transitie naar de cloud. Met ons Smarter 365 platform kun je het jezelf makkelijker maken om inzicht te creëren op de IT-kosten. Door middel van realtime data krijg je inzichtelijk welke apparaten en applicaties toegang zoeken tot jouw netwerk. In dit dashboard kun je dat per maand, per gebruiker zien. Zo kun je niet alleen de gemiddelde kosten per gebruiker bekijken, maar krijg je ook inzicht in jouw schaduw-IT.

Daarnaast krijg je met Smarter 365 inzicht in de overige IT-kosten die jouw bedrijf maakt. Hiermee kun je de waarde van cloudoplossingen beter tegenover de kosten zetten en de juiste – op data gebaseerde – beslissingen maken. Zo zie je misschien nog wel kansen om te besparen en blijken bepaalde elementen helemaal niet meer nodig.

Daarbij zorgt Smarter 365 er ook voor dat jouw medewerkers veilig kunnen blijven werken. Met inzicht in de compliancy per device en de centrale configuratie van beveiligingsinstellingen met Microsoft Intune, zorg je ervoor dat de veiligheid van jouw werknemers gewaarborgd wordt. Daarnaast kun je er met WorkplaceBuddy, de Microsoft 365 chatbot en e-learningprogramma, voor zorgen dat jouw medewerkers het maximale halen uit hun digitale werkplek.

Meer weten?

Wil jij ook meer inzicht in de kosten van cloudoplossingen? Dan ben je bij Eshgro aan het juiste adres. Wil je meer weten over Smarter 365 of een van de andere oplossingen die wij jou kunnen bieden? Bel ons dan gerust op 0485 – 476 193 of stuur een mail naar sales@eshgro.nl.