In 5 stappen meer grip op je IT-kosten in 2021

Met de digitale versnelling van bedrijven en alle ontwikkelingen binnen de IT raakt men gemakkelijk het overzicht kwijt. Er worden steeds meer toepassingen toegevoegd en nieuwe licenties aangeschaft, terwijl het onderhoud hiervan vaak wordt vergeten. Ook zonder dat het IT-team hier kennis van heeft, worden nieuwe toepassingen gebruikt en aangeschaft, de zogenaamde schaduw-IT. Wanneer het zicht op alle gebruikte toepassingen kwijt is, lopen de kosten steeds meer uit de hand, maar dat hoeft niet. In dit blog laten we je in vijf stappen zien hoe je in 2021 meer grip krijgt op je IT-kosten.

IT-budgetten in 2021

Door de digitale versnelling zal er steeds meer geld worden uitgegeven aan IT. Volgens Gartner (oktober 2020) zal er in 2021 een wereldwijde groei plaatsvinden van zo’n 4%, wat neerkomt op een uitgave van totaal 3,8 triljoen dollar wereldwijd. Daarnaast voorspelt Gartner dat vooral Enterprise Software zijn plek op de markt zal herstellen om aan de verschuivende behoeften naar werken op afstand, virtuele diensten en hyperautomation te voldoen. Zij voorspellen dat Enterprise Software een groei van 7,2% gaat maken ten opzichte van 2020 om deze digitale versnelling te faciliteren. Datacenter systemen gaan volgens Gartner een groei maken van 5,2% vanwege bedrijven die hun oorspronkelijke uitbreidingsplannen weer oppakken en doordat medewerkers weer fysiek aanwezig gaan zijn. Bovendien zullen de uitgaven in clouddiensten stijgen met 14,2%. De door de pandemie veroorzaakte verschuiving naar de cloud zorgde al voor een grote stijging in de aanschaf van schaalbare clouddiensten en dat zal zich nog wel even voortzetten. 90% van de leiders op het gebied van HR zegt namelijk dat zij hun medewerkers ook na een covid-vaccin zal toestaan om op afstand te blijven werken.

Hoe krijg je meer grip op je IT uitgaven?

De IT-budgetten zullen in 2021 dus alleen maar groter worden. Het is vooral belangrijk dat dit effectief gebeurt wanneer je jouw budget vergroot. Daarom geven we vijf stappen om meer grip te krijgen op jouw IT-kosten.

Stap 1. Analyse
Voordat je begint met het schrappen van allerlei kostenposten en nieuwe innovaties een halt toeroept, moet je eerst een goede statusanalyse maken. Ga na waar data wordt opgeslagen en neem daar ook schaduw-IT in mee. Vraag jouw medewerkers welke oplossingen ze écht gebruiken. Gebruiken ze bijvoorbeeld soms ook WhatsApp of Dropbox voor professionele data? Voor een volledige analyse is het belangrijk om dit te weten. Dit kunnen namelijk veel meer applicaties zijn dan je verwacht.

Met alle oplossingen in kaart kun je kijken naar overlap. Welke verschillende applicaties worden gebruikt voor hetzelfde doel? Welke oplossingen zijn aangedragen door het IT- Team en welke niet? Bekijk de beveiliging van deze oplossingen en weeg de voors en tegens tegen elkaar af. Neem hier alle aangeschafte licenties in mee, ook die van schaduw-IT.

Met het gemaakte overzicht kun je de kosten goed in kaart brengen. Deze analyse is nodig om goede, op data gebaseerde beslissingen te kunnen maken.

Stap 2. Centralisatie
Aan de hand van alle geanalyseerde data die je hebt verzameld moet je nagaan of er  software, hardware of applicaties zijn die overbodig gemaakt kunnen worden door de officiële adoptie van één oplossing. Misschien kunnen verouderde oplossingen worden bijgewerkt of buiten gebruik worden gesteld. Data die nu verspreid is over verschillende oplossingen kan vaak gecentraliseerd worden. Een geautomatiseerd dashboard kan hierbij helpen. Deze geeft data in realtime weer, zodat jij je keuzes op data kan baseren.

Stap 3. Beveiliging
Buiten het feit dat je de beveiliging van software, hardware en applicaties moet meenemen in de keuze voor welke tools je wilt blijven gebruiken, moet je ook nadenken over de beveiliging van het gehele netwerk. De kosten van een cyberaanval kunnen namelijk behoorlijk oplopen. Als je systeem wordt platgelegd door een ransomware aanval kunnen de hackers bepalen voor welke prijs je de controle weer terugkrijgt. Ook bij een datalek kunnen de boetes hoog oplopen. Veel digitale dreigingen kunnen voorkomen worden met cyber awareness onder medewerkers en een sterke beveiliging. Neem de beveiliging dus mee in het kiezen van oplossingen en kijk niet alleen naar de functionaliteit.

Stap 4. Licenties
Door het grote aantal licenties kun je het overzicht makkelijk kwijt raken. Haal de data uit je analyse erbij en onderzoek welke licenties nog nodig zijn. Vaak wordt er niet gekeken naar de actuele status van licenties, waardoor je nog steeds betaalt voor oplossingen die je in de praktijk niet of nauwelijks meer gebruikt. Misschien kom je erachter dat je nog dure licenties hebt voor Adobe Cloud of AutoCAD voor meerdere gebruikers, terwijl maar één iemand in het bedrijf deze grafische programma’s gebruikt. Of je betaalt voor  legacy-applicaties die nauwelijks nog meerwaarde hebben. Het is een goed idee om al deze licenties te evalueren om zo onnodige kosten te kunnen elimineren.

Stap 5. Automatisering
Administratie gebeurt zelfs nu nog vaak handmatig. Deze onnodige manuren kunnen behoorlijk oplopen en doordat de informatiestroom alsmaar groter blijft worden, wordt de behoefte aan analyse en inzicht alleen maar groter. AI en Robotic Process Automation (RPA) kunnen hierbij de werkdruk verlichten. Zo moesten accountants eerst nog zelf data van hun klanten analyseren en patronen onderzoeken in financiële ratio’s, nu kunnen ze dat automatiseren door triggers en signaalfuncties in te bouwen. Hierdoor wordt het werk voor een deel uit handen gegeven, waardoor je medewerkers de focus op andere aspecten kunnen leggen. Digitale versnelling zorgt er niet voor dat de mens geheel vervangbaar is, maar laat hen meer doen voor dezelfde kosten. Sneller, beter en accurater.

Hoe helpt Smarter 365 met meer grip op je IT-kosten?

Met Smarter 365 kun je in één dashboard eenvoudig zien welke bedrijfsapplicaties worden gebruikt per maand, per gebruiker. Hiermee krijg je niet alleen inzicht in de gemiddelde kosten per gebruiker, maar ook in het aantal aangemelde apparaten. Zo kun je in één oogopslag zien welke licenties afgeschaald kunnen worden, of zelfs opgezegd. Smarter 365 helpt je om direct actie te kunnen ondernemen.

Naast het gebruik van applicaties, krijg je ook inzicht in de overige IT-kosten die je organisatie maakt. Door het totaaloverzicht van de waarde en kosten kun je deze beter tegen elkaar afwegen en belangrijke bedrijfsprocessen beter sturen. Deze inzichten helpen je bij het vinden van kansen om op te besparen, waardoor jouw organisatie geen onnodige kosten meer maakt.

Smarter 365 helpt je niet alleen bij de centralisatie van je oplossingen, maar ook met beveiliging. Met inzicht in de compliancy per device en de centrale configuratie van beveiligingsinstellingen met Microsoft Intune, zorg je ervoor dat jouw medewerkers veilig aan de slag kunnen. Wanneer je mee wilt leren over Microsoft 365, kun je gebruik maken van het ‘Adoptie & Continuous Improvement programma‘, om zo het maximale uit je slimme werkplek te halen.

Meer weten

Eshgro is een cloud service provider die helpt om jouw IT meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger te maken. Wij helpen jou in de digitale transformatie naar een toekomstbestendige werkplek en om met de juiste inzichten meer grip te krijgen op je IT- kosten. Wil je meer weten over Smarter 365 of een van de andere oplossingen die wij jou kunnen bieden om jouw organisatie digitaal wendbaarder te maken? Bel ons dan gerust op 0485 – 476 193 of stuur een mail naar sales@eshgro.nl.