Microsoft Teams blijft zich ontwikkelen en innoveren om tegemoet te komen aan de steeds veranderende behoeften van bedrijven. In dit maandelijkse blog duiken we in de nieuwste updates en functies die Microsoft heeft toegevoegd aan Teams. Deze maand ligt de focus up Teams Premium en de integratie van AI-functies.
Begin februari heeft Microsoft een upgrade uitgebracht in de vorm van Teams Premium. Deze upgrade zorgt voor een intelligentere, meer gepersonaliseerde en beter beschermde manier van werken. Benieuwd welke mogelijkheden Teams Premium allemaal te bieden heeft? Je leest er alles over in de aankondiging van Microsoft.
Met de Intelligent Recap functie bespaar je tijd die je normaal kwijt bent aan het terugkijken van opnamen van vergaderingen. Door middel van Artificial Intelligence wordt je vergadering opgedeeld in verschillende hoofdstukken, zodat jij achteraf heel eenvoudig naar de voor jouw relevante content kunt gaan. In de toekomst zal Intelligent Recap ook automatisch hoofdstukken genereren op basis van het transcript van de vergadering.
Ondanks dat het vertalen van een tekst in een vreemde taal tegenwoordig een fluitje van een cent is kan het toch een hele uitdaging zijn om te vergaderen met iemand die in een andere taal spreekt. In veel gevallen is de live ondertiteling functionaliteit in Teams een prima oplossing. Dit geldt echter niet wanneer er verschillende talen door elkaar worden gesproken in een vergadering. Met de ‘live vertalen’ functie, welke per direct beschikbaar is, krijg je real-time vertalingen op basis van AI in 40 gesproken talen. Om gebruik te maken van deze functie heeft alleen de organisator van de vergadering Teams Premium nodig.
Vergaderingen zijn geen one-size-fits-all oplossing. De kans is groot dat je weinig instellingen aanpast wanneer je een nieuwe vergadering aan het inplannen bent, of dit nou een klantengesprek, brainstormsessie of helpdeskgesprek is. In Teams Premium krijgen beheerders de mogelijkheid een template te maken voor vergaderingen die vaker terugkomen. Op deze wijze bespaar je tijd die je kwijt zou zijn met het aanpassen van de vergadering instellingen en weet je als bedrijf zeker dat alle gesprekken volgens hetzelfde stramien verlopen.
Straal professionaliteit en uniformiteit uit in meetings door de geavanceerde personalisatie-ervaring te ontgrendelen in Teams Premium. Voeg bijvoorbeeld je logo en de kleuren van je bedrijf toe in de vergader omgeving om zo je huisstijl overal terug te laten komen. Ook is het mogelijk voor beheerders om een set achtergronden toe te voegen die je werknemers kunnen gebruiken.
Zoals eerder besproken zijn meetings geen one-size-fits-all oplossing. Ditzelfde geldt voor de verschillende Teams-beleidsregels. Deze worden vaak toegewezen op basis van verschillende functies of afdelingen. Het afzonderlijk aanpassen van het beleid per functietitel of afdeling kan een bijzonder complexe uitdaging zijn. De op maat gemaakte beleidsbundels in Teams Premium lossen dit probleem voor je op. Door middel van een eenvoudige, gestroomlijnde tool zorg je voor consistentie bij het beheren van het beleid van je verschillende afdelingen.
Een nieuwe optie binnen Teams-meetings is het toevoegen van een watermerk, wat helpt het lekken van gevoelige informatie tegen te gaan. De organisator van een meeting kan gebruik maken van een uniek watermerk wat over het gedeelde scherm wordt geplaatst.
Met de ‘wie kan opnemen’ functie heb je extra beveiliging om discussies privé te houden en kun je zelf bepalen wie een specifieke meeting kan opnemen.
Het kan voorkomen dat je in een meeting uiterst gevoelige informatie bespreekt. Om te voorkomen dat deze informatie lekt is het wenselijk dat functies als ‘opnemen’ worden uitgeschakeld. In Teams Premium is het mogelijk voor dergelijke meetings end-to-end encryptie (E2EE) toe te passen.
Reminder: gegevens die tijdens Teams meetings of gesprekken worden uitgewisseld wordt standaard beveiligd met industriestandaard versleuteling.
Ook bij vergaderingen die niet de insteek hebben om gevoelige informatie te bespreken is het mogelijk dat je hier toch bij uitkomt, waarbij een extra beveiligingslaag wenselijk is. Microsoft 365 E5-klanten met Teams Premium kunnen daar nu Microsoft Purview Information Protection gevoeligheidslabels inschakelen.
Voor organisaties is het hebben van een end-to-end oplossing voor het hosten van verschillende soorten meetings, of het nu gaat om klantgerichte webinars of online trainingen, zeer wenselijk. Dit soort evens zijn gemakkelijk te hosten via de functie ‘webinars’ in Teams Premium. Bijkomend voordeel is dat je geld én tijd bespaard door niet meer met add-on oplossingen of verschillende platforms te werken.
Zodra je webinar of event is opgezet en je de uitnodigingen hebt verstuurd heb je de mogelijkheid om de registratiewachtlijst en handmatige goedkeuring in te schakelen. Wanneer deze functie is ingeschakeld blijft het aanmelden voor je event mogelijk, ook wanneer de maximale capaciteit is bereikt. Deze aanmeldingen worden op een reservelijst bewaard en automatisch doorgeschakeld wanneer er nieuwe plaatsen vrijkomen.
Als beheerder van een webinar heb je de mogelijkheid om de start- en eindtijd van een event aan te passen, wat het beheren van je event een stuk makkelijker maakt.
Als presentator van een webinar wil je niets liever dan een goede voorbereiding. Om dit te bewerkstelligen heeft Microsoft de virtuele groene kamer ontwikkeld. Presentatoren krijgen hier de tijd en ruimte om bijvoorbeeld de verbinding te testen of een korte briefing te geven zonder de overige aanwezigen te storen.
Het kan zijn dat je in een meeting zit waarin je bepaalde informatie niet met iedereen wilt delen. Hiervoor heeft Microsoft de functionaliteit toegevoegd dat presentatoren kunnen beheren wat deelnemers te zien krijgen.
Om je presentaties naar een hoger niveau te tillen en deze te voorzien van meer dynamische content kun je je verschillende externe mediafeeds in je webinar integreren met behulp van RTMP-in. Door gebruik te maken van een externe encoder en RTMP-in in te schakelen kun je aangepaste RTMP bronnen livestreamen. Denk hierbij aan professionele video’s of het delen van schermen in hoge kwaliteit.
Om de live-evenementenervaring in jouw bedrijf te verbeteren heeft Microsoft de eCDN (Enterprise Content Delivery Network) nu opgenomen in Teams Premium. Deze tool zorgt ervoor dat je naadloos en veilig wereldwijd vergaderingen kunt livestreamen en bedrijfsbrede trainingen kunt distribueren met behulp van Teams Live Events. Microsoft eCDN verlaagt de belasting op je bedrijfsnetwerk en helpt verbindingsproblemen en slechte videokwaliteit te voorkomen.
Virtual Appointments is een nieuw Teams-vergadertype dat gefucust is op B2C-vergaderingen met mensen buiten je organisatie. Wanneer je Virtual Appointments gebruikt ontvangen je gasten een uitnodiging voor een vergadering met belangrijke afspraakgegevens om deelname via sms of e-mail makkelijker te maken. Men kan vanaf ieder apparaat deelnemen, hiervoor hebben ze geen Teams nodig. Voordat een Virtual Appointment begint komen je deelnemers eerst in een virtuele lobby terecht. Lees de Microsoft Tech Community-blog voor meer informatie over de volledige oplossing.
Met de Virtual Appointments app beheren je medewerkers en beheerders vanuit één locatie al hun geplande en spontane Virtual Appointments. De app is voorzien van een uitgebreid dashboard waarin je heel eenvoudig al je afspraken ziet. De app is te downloaden via de Teams app store.
Het is in Teams Premium mogelijk je medewerkers in staat te stellen hun Virtual Appointments op één locatie te beheren en onderhouden. Hierbij heb je geavanceerde mogelijkheden om bijvoorbeeld wachttijden bij te houden of de status van een vergadering te bekijken. Beheerders en medewerkers die Virtual Appointments maken, kunnen inkomende aanvragen controleren en op de juiste wijze verwerken. Planningsbeheerders kunnen ook een on-demand toegangspunt opzetten waar klanten diensten en afspraken op kunnen vragen via een gehoste, zelfbedieningswebsite met bedrijfsbranding.
Deelnemers van een Virtual Appointment komen in de meeste gevallen eerst in een wachtkamer. Deze virtuele lobby kan worden aangepast met onder andere je logo en branding om zo een eersteklas merkervaring te krijgen.
Om bedrijfsresultaten te stimuleren en klantervaringen te verbeteren is het mogelijk voor individuen of afdelingen zich te richten op belangrijke meetgegevens zoals no-shows, wachttijden en analyses op kalenderniveau. Deze rapporten bevatten trends in de loop van de tijd en de mogelijkheid om in te zoomen op individuele afspraken.
Beheerders of operations supervisors van Virtual Appointments kunnen geaggregeerde analyses bekijken per afdeling of op organisatieniveau. Ook gedetailleerde activiteiten van afspraken uitgevoerd via meerdere planningsingangspunten en datumbereiken zijn in te zien. Deze rapporten bevatten daarnaast ook actieve gebruikersinformatie voor mogelijkheden die zijn ontgrendeld in Teams Premium, waaronder sms, tweerichtingswachtkamerchat en wachtrijen. Gegevens zijn eenvoudig te exporteren naar Excel voor aanvullende analyse.
Ontwikkelaars hebben de mogelijkheid om tabbladervaringen weer te geven voor anonieme gebruikers in Teams-vergaderingen.
Het is vanaf nu mogelijk om via een bot notificaties te sturen naar andere deelnemers van de vergadering.
De volgende functionaliteiten zijn basismogelijkheden voor Virtual Appointments, beschikbaar in alle Microsoft 365 of Office 365-licenties.
Voor planners is het mogelijk rechtstreeks vanuit je Teams-agenda een externe vergadering in te schieten met behulp van de Virtual Appointments template. Dit template heft de vertrouwdheid van een eenvoudige Teams-meeting, maar wordt geleverd met aangepaste velden die gericht zijn op externe B2C-meetings.
Voor ontwikkelaars is het mogelijk om op programmatische wijze Virtual Appointments te creëren en beheren met Graph API’s. Koppelingen voor deze Virtual Appointments kunnen in elke toepassing worden ingesloten en bevatten op dit moment een virtuele wachtkamer en een mobiele browser. Benieuwd naar alle functionaliteiten van Graph API’s? Je leest er alles over in dit blog artikel.
Met de nieuwe Picture-in-Picture-modus voor iOS toestellen is het mogelijk je Teams-meeting aan te passen aan verschillende formaten en deze op de door jou gewenste locatie op het scherm plaatsen. Deze optie wordt automatisch beschikbaar wanneer je tijdens een meeting weg navigeert van de Teams-app. Dit maakt het multitasken tijdens een vergadering op je mobiele iOS-apparaat mogelijk.
Deze functie stelt organisatoren en mede-organisatoren van een vergadering in staat om brainstormruimtes te creëren, beheren en verplaatsen.
Bij het delen van je scherm in het nieuwe Presenter-venster bevinden zich bedieningselementen aan de bovenkant van je scherm. Deze elementen maken het mogelijk de gezichten van actieve sprekers duidelijk zichtbaar te maken. Daarnaast wordt de ‘hand opsteken’ functie zichtbaar voor een betere bewustwording.
Om de impact van storingen te verkleinen en ervoor te zorgen dat de juiste online/offline status van een telefoon wordt getoond is de betrouwbaarheid van het inloggen verbeterd. Daarnaast zijn er verbeteringen doorgevoerd rondom gedetailleerde foutmeldingen over authenticatiefouten. Hierdoor kunnen je teamleden duidelijk zien óf en wát er mis gaat.
Niemand zit te wachten op een netwerkstoring, maar toch kan dit altijd voorkomen. In het geval van een netwerkstoring is servicecontinuïteit van essentieel belang. Microsoft weet dit als geen ander en blijft daarom investeren in hun Survivable Branch Appliance-mogelijkheden. Mocht je een keer getroffen worden door een netwerkstoring dan kun je alsnog bij je gespreksbeheer, zoeken naar contacten, bellen op naam of een oproep starten vanuit de oproepgeschiedenis.
De Teams Rooms Pro Management-portal registreert, bewaakt en rapporteert nu ook op Android-toestellen. Met Teams Rooms Pro krijg je een multi-OS, multi-brand apparaatbeheersysteem met AI-aangedreven platform dat proactief beheer mogelijk maakt voor eenvoudige toegang tot rapporten, inzichten, inventarisbeheer en gebruiksrapporten voor zowel Android- als Windows Teams Rooms-apparaten.
De nieuwe ondersteuning kun je heel eenvoudig zowel Android- als Windows-toestellen beheren vanuit de Teams Rooms Pro Management-portal. Voorbeelden van beschikbare acties zijn onder meer het opnieuw opstarten op afstand en het verzamelen van een volledige logboekgeschiedenis om het oplossen van problemen te vergemakkelijken. Zichtbare apparaat instellingen omvatten de apparaat-ID, merk, model, serienummer, IP-adres, versie van de Microsoft Teams Rooms-app, firmwareversie, agentversies en versies van de bedrijfsportal-app.
Distributiegroepen, Microsoft 365-groepen of mail-enabled beveiligingsgroepen kunnen door organisaties gebruikt worden om op schaal samen te werken, te communiceren en organisatorische kennis en workflows te delen. Vanaf nu is het mogelijk deze groepen direct te benaderen via Teams-chat. Gebruikers van Teams kunnen zoeken op groep, de groep selecteren en beginnen met chatten met leden van een specifieke groep. Beheerders hebben de mogelijkheid om chatten met groepen uit te schakelen via het Teams-beheercentrum.
Als ontwikkelaar heb je nu toegang tot berichtgebeurtenissen. Deze functionaliteit stelt je in staat berichten in user:bot-chats te openen, bewerken of verwijderen.
Het zal met enige regelmaat voorkomen dat je een chatgesprek hebt met een collega die andere werktijden heeft dan jij, of zelfs met iemand die in een andere tijdzone verblijft. Wanneer je een chatbericht opstelt naar iemand die op dat moment niet aan het werk is krijg je automatisch verzendsuggesties met Viva Insights. Met slechts één klik kun je je bericht in vertrouwen versturen, wetende dat deze pas wordt afgeleverd zodra je collega weer aan het werk is.
Het is al lange tijd mogelijk om mensen te taggen in een chatbericht. Nu is het ook mogelijk om iedereen in een groepschat op de hoogte te brengen met een enkel bericht. Wanneer je in je chatbericht @iedereen typt, ontvangen alle deelnemers van de chat in één keer een melding. Hierdoor wordt het afzonderlijk taggen van alle personen in een chat overbodig.
In het activiteitenoverzicht in Teams komen alle meldingen te staan die voor jou van belang zijn, zoals een gemiste oproep. Vanaf nu is het mogelijk om vanuit dit overzicht direct terug te bellen. Hiervoor klik je heel eenvoudig op de knop ‘bellen’.
Met behlp van Parent Connection kunnen docenten met de ouders of verzorgers van een kind communiceren. Beheerders hebben hierin nu de vrijheid om te kiezen voor e-mail of sms als kanaal. De berichten worden als platte tekst verzonden, zonder HTML, opmaak of andere toegepaste opmaak. Lees meer over Parent Connection.
Docenten kunnen met behulp van deze functionaliteit heel eenvoudig virtuele vergaderingen inplannen met de ouders of verzorgers van een leerling.
Vanuit het Teams-beheercentrum kun je als beheerder de volledige levenscyclus van Surface Hubs als Teams-apparaten beheren. Beschikbare functies zijn onder andere opnieuw opstarten op afstand, downloaden van logboeken, configuratie van instellingen en gedetailleerde apparaatinformatie.
Om te bepalen welk type inhoud gebruikers kunnen zien in meldingen op hun mobiele vergrendelingsscherm kun je Intune gebruiken.
Het bekijken en beheren van app-abonnementen van derden, gekocht in de Teams-app store, kan voortaan vanaf één centrale plek in Teams. Naast dat dit een duidelijk overzicht geeft maakt dit het ook eenvoudiger om licenties toe te voegen op gekochte abonnementen, abonnementen opzeggen, up/downgraden en je krijgt hier toegang tot je facturen.
Met behulp van deze functie worden de meest recent gebruikte berichtacties in het menu van niveau 1 getoond.
Door de licentiebeheeroplossing van Microsoft voor SaaS-aanbiedingen, gebouwd door onafhankelijke softwareleveranciers (ISV’s), kunnen klanten heel eenvoudig SaaS-licenties toewijzen, gebruiken en volgen in Teams en het Teams-beheercentrum.
Bestanden die je hebt geupload binnen de Power Automate-portal worden vanaf nu weergegeven in de goedkeuringsverzoeken in je Teams-omgeving.
Een verbeterde visuele lay-out helpt je niet alleen met het snel starten van je meest gebruikte apps, ook zorgt dit ervoor dat je makkelijker nieuwe apps kunt ontdekken die het uitvoeren van je werk nóg makkelijker maken.
Thysia is nu Eshgro
Avensus is nu Eshgro