Gegevensbeheer wordt steeds complexer. Daarom zijn tools zoals sensitivity labels en rententie labels van belang, want met deze tools houd jij het overzicht! Maar wat zijn deze labels precies, en hoe kunnen ze jouw organisatie helpen? In deze blog nemen we je mee in de basisprincipes en voordelen van rententie- en sensitivity labels, en laten we zien hoe je ze effectief implementeert.
Het verschil tussen sensitivity labels en rententie labels
Sensitivity labels zijn tools waarmee je vertrouwelijke gegevens kunt classificeren en beveiligen. Ze maken het mogelijk om gevoelige informatie, zoals klantgegevens of financiële documenten, te beschermen met specifieke beveiligingsinstellingen. Denk aan beperkingen zoals het blokkeren van e-mails naar externe partijen of het voorkomen van het kopiëren van gegevens.
Met sensitivity labels:
- Beperk je toegang tot gevoelige documenten.
- Voeg je watermerken toe aan documenten om herkomst te identificeren.
- Pas je encryptie toe om informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
Door sensitivity labels toe te passen, voorkom je dat vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen vallen. Dit draagt bij aan de naleving van regelgeving zoals AVG en versterkt het vertrouwen in je organisatie.
Rententie labels worden gebruikt om de bewaartermijnen van gegevens te beheren. Deze labels bepalen hoe lang specifieke documenten of data bewaard moeten worden en wat ermee moet gebeuren na die periode. Met rententie labels kun je ervoor zorgen dat je voldoet aan wettelijke eisen door gegevens automatisch te archiveren of te verwijderen zodra de bewaartermijn is verstreken.
Hoewel beide labels te maken hebben met gegevensbeheer, richten sensitivity labels zich op beveiliging, terwijl rententie labels focussen op het voldoen aan bewaartermijnen en compliance.
Voordelen voor organisaties
Het gebruiken van retentie- en sensitivity labels kan verschillende voordelen voor je organisatie brengen. We zetten de drie grootste voordelen voor je op een rij.
- Verbeterde gegevensbeveiliging: Bescherm gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang.
- Compliance met regelgeving: Voldoe eenvoudig aan wet- en regelgeving zoals AVG.
- Efficiëntie in databeheer: Automatiseer complexe processen zoals archivering en dataverwijdering.
Hoe implementeer je rententie- en sensitivity labels?
Het implementeren van rententie- en sensitivity labels begint met een goede voorbereiding. Het is belangrijk om de juiste stappen te volgen om ervoor te zorgen dat je gegevens optimaal worden beschermd en voldoen aan wettelijke vereisten. Hieronder nemen we je mee in het proces.
Stap 1: Analyseer je data
Begin met het in kaart brengen van de gegevens binnen je organisatie. Welke informatie is gevoelig en moet worden beschermd? Denk bijvoorbeeld aan klantgegevens, financiële documenten of strategische plannen. Tegelijkertijd identificeer je welke data een bewaartermijn heeft, zoals contracten of juridische documenten. Dit vormt de basis voor het toepassen van de juiste labels.
Stap 2: Definieer een beleid
Zodra je weet welke gegevens extra aandacht nodig hebben, stel je duidelijke richtlijnen op. Definieer wie verantwoordelijk is voor het labelen van gegevens, hoe sensitivity labels en rententie labels moeten worden toegepast, en wat de regels zijn rondom bewaartermijnen. Een goed doordacht beleid helpt om consistentie en naleving te waarborgen.
Stap 3: Maak gebruik van tools
Gebruik technologie om je beleid effectief te implementeren. Binnen Microsoft 365 kun je eenvoudig sensitivity labels en retentie labels instellen en toepassen. Deze tools automatiseren veel van het werk en maken het makkelijker om gegevens te beveiligen en bewaartermijnen te beheren.
Stap 4: Train medewerkers
Het succes van labels hangt af van hoe goed je team ermee omgaat. Zorg dat medewerkers begrijpen waarom labels belangrijk zijn en hoe ze deze correct kunnen toepassen. Dit kan via trainingen, handleidingen of interne workshops.
Stap 5: Evalueer regelmatig
De laatste stap is net zo belangrijk als de eerste: blijf controleren of de labels voldoen aan de behoeften van je organisatie. Zijn er veranderingen in de regelgeving of processen? Pas je beleid en tools hierop aan om actueel en compliant te blijven.
Door deze stappen te volgen, zorg je voor een sterk fundament in gegevensbeheer en creëer je een veilige, toekomstbestendige werkomgeving.
Veelgemaakte fouten en hoe deze te vermijden
Bij het implementeren van sensitivity labels en retentie labels zijn er een paar valkuilen die je kunt tegenkomen. Hier zijn de drie meest voorkomende fouten die je wilt vermijden:
Overlabeling
Het is verleidelijk om zoveel mogelijk labels toe te kennen aan gegevens, om zo extra beveiliging te bieden. Maar als alles als gevoelig wordt gelabeld, verliezen de sensitivity labels hun waarde. Medewerkers raken in de war over wat echt belangrijk is en kunnen daardoor minder zorgvuldig omgaan met data. Het resultaat? Vertraging in processen en een verhoogd risico op fouten. Zorg ervoor dat je alleen labels gebruikt die noodzakelijk zijn en echt waarde toevoegen.
Gebrek aan training
Zelfs het beste labelbeleid kan falen als medewerkers niet begrijpen hoe ze de labels correct moeten toepassen. Zonder duidelijke uitleg en training ontstaan misverstanden, wat leidt tot inconsistent gebruik en een trager implementatieproces. Training en ondersteuning zijn belangrijk om medewerkers te betrekken en ervoor te zorgen dat ze weten hoe labels werken en waarom ze belangrijk zijn.
Geen monitoring
Het toepassen van labels is geen eenmalige actie. Zonder monitoring weet je niet of je beleid effectief is, of dat er aanpassingen nodig zijn. Zonder evaluatie mis je ook waardevolle inzichten om processen te optimaliseren. Regelmatige monitoring en feedback helpen om problemen vroegtijdig te signaleren en ervoor te zorgen dat jouw organisatie blijft voldoen aan de nieuwste normen en eisen.
Sensitivity labels en retentie labels zijn dus krachtige hulpmiddelen om gegevens te beveiligen en te voldoen aan regelgeving. Door ze slim in te zetten, verhoog je efficiëntie, verminder je risico’s en waarborg je compliance. Wil je samen aan de slag met rententie- en/of sensitivity labels? Neem dan contact met ons op!
