Nu hybride werkplekken steeds populairder worden, wordt effectief online samenwerken steeds belangrijker. Online meetings maken hier een groot deel vanuit. Tools voor videobellen zoals Microsoft Teams zijn dan ook niet meer weg te denken uit ‘het nieuwe werken’. Hoewel veel tools goede oplossingen bieden voor effectieve online samenwerking, is er altijd ruimte voor verbetering. Daarom geven wij hier 4 ideeën om je online meetings te verbeteren.
1. Meeting feedback
Veel werknemers zijn het ermee eens dat meetings een groot deel van hun tijd opnemen. Het is een goed idee om dit proces te verbeteren, want deze meetings worden niet altijd goed voorbereid of uitgevoerd. Dit resulteert in meetings die niets toevoegen aan het bedrijf of zelfs een negatief effect hebben op de performance.
Na een videocall krijg je de vraag om de kwaliteit van het beeld en geluid te beoordelen, maar waarom word je niet gevraagd om de kwaliteit van de meeting te beoordelen? Of de vraag hoe de inhoud van de meeting is ervaren? Eigenlijk zou elke deelnemer na een meeting een paar seconden de tijd moeten krijgen om anoniem hun mening te geven.
Om dit eenvoudig te maken kunnen een aantal punten beoordeeld worden met een simpele ja of nee:
- Was de meeting informatief?
- Was de meeting nodig?
- Was de meeting goed voorbereid?
- Was de meeting goed gefaciliteerd?
- Heeft de meeting geresulteerd in uitvoerbare punten/taken?
Daarnaast zouden deelnemers na een meeting ook hun mening moeten kunnen geven over eventuele verbeterpunten. Had de meeting bijvoorbeeld korter gekund of was er een goede hoeveelheid deelnemers? Door deze informatie te verzamelen met zulke micro-enquêtes krijg je beter inzicht in hoe gebruikers de meetings ervaren.
Microsoft Forms is een online tool waarmee je dit soort enquêtes perfect kan uitvoeren. Als onderdeel van Microsoft 365 is het in de cloud beschikbaar en verzamel je alle data op één plek. Met Forms kan je geavanceerde analyses op de data loslaten en deze daarna gemakkelijk visualiseren voor presentaties of meetings.
2. Verbind fysieke en virtuele deelnemers
Als je in een meeting zowel deelnemers hebt die online inbellen als mensen in een fysieke ruimte, is het een goed idee om een bridge-moderator aan te stellen. Deze moderator zit in de fysieke (vergader)ruimte en slaat een brug (bridge) tussen de fysieke en virtuele deelnemers. Wanneer het misgaat herinnert de moderator de deelnemers eraan dat de virtuele deelnemers ook deel uitmaken van de vergadering. Ook is het de taak van de moderator om vast te stellen of de virtuele deelnemers alles kunnen horen en zien. Bepaal onderling wie het meest geschikt is om de taak van bridge-moderator op zich te nemen.
3. Achtergrondgeluid verminderen
Wanneer een deelnemer in een online meeting veel achtergrondgeluid produceert kan dit als zeer storend worden ervaren. Om de ervaring van je meetings in Microsoft Teams te verbeteren kun je door AI het achtergrondgeluid automatisch laten verminderen. Deze AI kan automatisch herkennen of je veel achtergrondgeluid produceert. Dit zet je aan door de instellingen van de Noise Suppression van Teams op Auto (default) te zetten.
4. Automatische notities
Wanneer je online moet samenwerken is het van essentieel belang dat je goede en waardevolle meetings hebt. De verkregen inzichten en informatie wil je dan natuurlijk ook goed bewaren en vastleggen. In Microsoft Teams kan dat met de AI speech-to-text transcription functie.
Tijdens het videobellen kun je de transcriptie van de meeting in realtime bekijken. Wanneer de vergadering voorbij is, staat het transcript inclusief de juiste spreker benaming direct klaar voor alle deelnemers van de vergadering. Zo kan iedereen in de vergadering er gemakkelijk bij en weet iedereen welke persoon wat heeft gezegd.
Admins van jouw Microsoft Teams kunnen deze functie toevoegen in de policy-instellingen van Microsoft Teams door ‘Allow transcription’ aan te zetten.
Hoe helpt een hybride werkplek?
Werknemers kunnen met een hybride werkplek plaatsonafhankelijk werken. Het biedt namelijk een complete werkplek die overal bereikt kan worden door middel van de cloud. Zo werken teams altijd in dezelfde omgeving, zowel op kantoor als vanuit huis, met de juiste tools voor betere online meetings.
Effectiever online samenwerken met Eshgro
Eshgro is een cloud service provider die bedrijven helpt met het zetten van de juiste stappen naar het hybride werken en helpt teams om effectiever online samen te werken. Met het Smarter 365 platform verzekeren we onze klanten dat ze meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger zullen (samen)werken met inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie.
Wil je weten hoe wij jouw teams kunnen helpen met effectiever online samenwerken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. Wij helpen je graag verder met een persoonlijk advies.
