De afgelopen jaren waren al veel bedrijven bezig met het faciliteren van online werkplekken. Door de huidige omstandigheden is dit aantal alleen maar gegroeid. Door gesloten kantoren moeten bedrijven op zoek naar een flexibele oplossing die het medewerkers mogelijk maakt om op afstand te werken. Een online werkplek, ook wel moderne-, digitale- of slimme werkplek genoemd, biedt hierin kansen. Hiermee creëer je namelijk een complete werkplek voor thuis door middel van de cloud. Helaas is het niet gemakkelijk om alle bijbehorende kosten goed in kaart te brengen. Zonder dit overzicht is het nog lastiger om te zien wat het op kan leveren. Daarom geven we in dit blog een compleet overzicht van de kosten van een online werkplek, vertellen we wat je niet moet vergeten en laten we natuurlijk zien wat het kan opleveren voor jouw organisatie.
Meer weten over de digitaal werken? Lees dan ook: Wat is een online werkplek?
Wat heb je nodig?
Voor het faciliteren van een online werkplek heb je in ieder geval een mobiel device, zoals een laptop, tablet of mobiele telefoon nodig. Daarnaast zou je ook de aanschaf van een of meerdere schermen, een (zit-sta) bureau, een headset en/of een docking station kunnen meerekenen. De behoefte hiernaar verschilt per werknemer, werkgever en het soort werkzaamheden dat wordt uitgevoerd, maar alle online werkplekken hebben licenties nodig om de toegang tot bedrijfsdata op een veilige manier te faciliteren.
Microsoft 365 licenties
Voor het faciliteren van een online werkplek heb je verschillende licenties nodig. Naast licenties voor de benodigde applicaties, heb je ook een licentie nodig voor het online platform waarop je de applicaties kan uitvoeren. De vereisten voor dit online platform lopen uiteen per werknemer en de werkzaamheden die zij uitvoeren. Daarom heeft Microsoft verschillende licenties voor verschillende soorten gebruikers:
✔️ Microsoft 365 F3
De Microsoft 365 F3 licentie is bedoeld voor de frontlijnmedewerkers die de minste vereisten hebben voor een online platform. Voor hen is het belangrijk dat zij toegang hebben tot de bedrijfsdata en essentiële applicaties kunnen gebruiken, zoals Outlook en Office. De F3 licentie is qua mogelijkheden de meest gelimiteerde licentie die Microsoft 365 aanbiedt en is daarmee ook de goedkoopste.
Microsoft 365 F3 kost € 6,70 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Microsoft 365 Business Premium
De Microsoft 365 Business Premium licentie is geschikt voor midden- en kleine bedrijven met maximaal 300 gebruikers en biedt meer mogelijkheden dan de F3 licentie. Zo krijg je met Business Premium toegang tot meer Office applicaties, 1TB opslagruimte en Windows Virtual Desktop, een app die het mogelijk maakt om op afstand op een compleet computer bureaublad te werken.
Microsoft 365 Business Premium kost € 16,90 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Microsoft 365 Enterprise (E3 of E5)
De Microsoft 365 Enterprise licentie is bedoeld voor bedrijven met meer dan 300 gebruikers en komt met de meeste (compliance-)mogelijkheden en tools. Binnen Enterprise wordt verschil gemaakt tussen de E3- en de E5 licentie. Het grootste verschil tussen deze 2 is dat je met E5 uitgebreidere spraak en analytische mogelijkheden krijgt.
Microsoft 365 E3 kost € 31,50 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
Microsoft 365 E5 kost € 53,70 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
Smarter 365 licenties van Eshgro
Met Smarter 365 van Eshgro biedt je via jouw Microsoft 365 licenties een complete en beheerde veilige werkplek. Het maakt de online werkplek sneller, eenvoudiger en veiliger om in (samen) te werken. Met Smarter 365 krijg je complete, built-to-order werkplekken, die altijd op dezelfde manier worden geconfigureerd. Hiermee verklein je de kans op fouten en voorkom je verschillen in instellingen. Dit proces zou voorheen uren kunnen duren, maar Smarter 365 configureert een nieuwe werkplek in slechts 30 minuten. Daarnaast biedt Smarter 365 een portal waar alle gebruikers, devices, licenties, compliancy en meer overzichtelijk in samenkomen. In dit overzicht krijg je een duidelijk inzicht in de kosten en trends van je gebruikers, teams en gebruikte applicaties.
Omdat ook de vereisten voor Smarter 365 verschillen per werknemer en de uit te voeren werkzaamheden, gelden voor dit platform eveneens verschillende licenties:
✔️ Smarter 365 Essentials
De Essentials licentie van Smarter 365 is alleen af te nemen voor gebruikers met de Microsoft 365 F3 licentie. Deze is dus bedoeld voor frontlijnwerkers die alleen toegang nodig hebben tot de essentiële onderdelen van Smarter 365.
Smarter 365 Essentials kost € 1,90 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Smarter 365 Business
De Smarter 365 Business licentie is voor gebruikers die vooral gebruik maken van clouddiensten (geen legacy applicaties) en is alleen te gebruiken in combinatie met een Microsoft 365 Business Premium of Enterprise licentie.
Smarter 365 Business kost € 6,50 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Smarter 365 Enterprise
De Smarter 365 Enterprise licentie is voor gebruikers die ook gebruik maken van legacy apps die niet cloud-compatibel zijn, zoals bijvoorbeeld Exact Globe. De Enterprise licentie biedt daarmee de meeste mogelijkheden.
Smarter 365 Enterprise kost € 9,50 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
Uitbreiding op de Smarter 365 functionaliteiten
De Smarter 365 licenties zijn met elkaar te combineren per gebruiker. Zo zullen CEO’s, HR- en financiële medewerkers misschien een Enterprise licentie nodig hebben, maar kunnen andere werknemers uit de voeten met een Essentials of Business licentie. Daarbij biedt Eshgro nog enkele “toppings” als uitbreiding op de Smarter 365 functionaliteiten:
✔️ Technische Ondersteuning
Je kunt Technische Ondersteuning toevoegen aan je licentie om een gebruiker de mogelijkheid te bieden om contact op te nemen voor hulp bij technische vragen. Dit is aan te raden als jouw organisatie geen eigen IT medewerkers in dienst heeft.
Technische Ondersteuning kost € 15,50 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Single Point of Contact
Met Single Point of Contact zorg je ervoor dat gebruikers met alle IT-vragen bij Eshgro terecht kunnen. Eshgro is dan het centrale contactpunt voor alle IT-gerelateerde kwesties en zal voor jou contact opnemen met de betreffende leverancier(s) wanneer dit nodig is.
Single Point of Contact kost € 4,95 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Office Back-up
De back-ups die Office 365 maakt, blijken vaak lastig om terug te halen. Met de Office Back-up van Eshgro maak je het heel makkelijk om je bestanden te allen tijde terug te krijgen en te herstellen.
Office Back-up kost € 4,40 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Compliancy Support
Compliancy Support van Eshgro maakt het grotere bedrijven met specifieke compliancy wensen mogelijk om deze wensen te verwezenlijken.
Compliancy Support kost € 3,42 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
✔️ Adoptie Essentials
Adoptie Essentials geeft je gebruikers een chatbot waarbij ze terecht kunnen met al hun vragen over Microsoft 365, Smarter 365 en het gebruik van de cloud. Dit ontlast je IT’er met de meest voorkomende vragen, waardoor er meer tijd overblijft voor innovatie.
Adoptie Essentials kost € 4,99 per gebruiker/per maand, exclusief BTW.
Wat moet je niet vergeten?
Wanneer de kosten voor een online werkplek worden berekend ter vergelijking met de huidige situatie, wordt vaak alleen gekeken naar de benodigde hardware en licenties. De kosten voor een of meerdere IT medewerkers worden hierin vaak vergeten. De werkuren, het salaris en de voorzieningen die een in-house IT’er nodig heeft, zouden voor een complete vergelijking ook meegerekend moeten worden. Zie onderstaande berekening.
Voorbeeld berekening: Zorginstelling
Stel je voor: je hebt een zorginstelling die online werkplekken wil faciliteren. Daarbij wil je alleen nog gebruik maken van clouddiensten, dus niet meer van legacy apps. Je hebt 100 medewerkers op de vloer, 1 IT-medewerker en 50 medewerkers binnen het bestuur, de financiële afdeling en HR. Dan krijg je het volgende kostenplaatje.
| 100 medewerkers op de vloer | per licentie | totaal |
| 100 x Microsoft 365 F3 licentie | € 6,70 | € 670,00 |
| 100 x Smarter 365 Essentials | € 1,90 | € 190,00 |
| 50 medewerkers in het bestuur, finance en HR en 1 IT’er | per licentie | totaal |
| 51 x Microsoft 365 Business Premium | € 16,90 | € 861,90 |
| 51 x Smarter 365 Business | € 6,50 | € 331,50 |
| Totaalprijs | € 2.053,40 |
Voor compleet beheerde en veilige online werkplekken voor jouw hele organisatie betaal je € 2.053,40 per maand (excl. BTW). Wil je de IT’er nog meer ontzorgen en kies je voor alle bovenstaande uitbreidingen op Smarter 365? Dan krijg je het volgende erbij.
| Producten | per licentie | totaal |
| 151 x Technische Ondersteuning | € 15,50 | € 2.340,50 |
| 151 x Single Point of Contact | € 4,95 | € 747,45 |
| 151 x Office Back-up | € 4,40 | € 644,40 |
| 151 x Compliancy Support (i.v.m. strenge compliancy regels in de zorg) | € 3,42 | € 516,42 |
| 151 x Adoptie Essentials | € 4,99 | € 753,49 |
| Totaalprijs | € 5.002,26 |
Jouw zorginstelling betaalt dan in totaal € 7.055,66 per maand (excl. BTW) voor alle beheerde en veilige online werkplekken, inclusief de essentiële licenties, technische- en compliancy support, office back-ups en een chatbot voor de gebruikers t.b.v. adoptie.
Wat levert het op?
Wij zien dat 80% van IT wordt besteed aan beheer, waardoor maar 20% overblijft voor het daadwerkelijk leveren van waarde aan een bedrijf. Met Smarter 365 zorg je ervoor dat veel IT-zaken worden geautomatiseerd en/of uitgevoerd kunnen worden door iemand zonder IT achtergrond. Zo kan een HR-medewerker met Smarter 365 nieuwe medewerkers aanmelden en in 30 minuten gemakkelijk een nieuwe werkplek uitrollen. Hierdoor kan jouw IT-medewerker de focus verschuiven en zich 80% bezig gaan houden met het toevoegen van waarde aan de organisatie, waardoor hij/zij misschien nog maar 20% bezig is met het uitvoeren van standaard taken en IT-beheer.
Meer weten?
Eshgro heeft volop ervaring met het faciliteren van online werkplekken met een toekomstbestendig karakter. Met Smarter 365 verzekeren we onze klanten dat zij meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger (samen)werken en bovendien inzicht hebben in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie.
Ben je benieuwd wat het faciliteren van een online werkplek jouw organisatie gaat kosten en wat het je oplevert? Neem dan gerust vrijblijvend contact met onze adviseur Job Lefrandt. Mail naar j.lefrandt@eshgro.nl of bel 06 38 29 54 62. Hij helpt je graag verder met een persoonlijk advies.
In 7 stappen naar een cloud werkplek
