Om projecten op tijd en binnen budget af te krijgen, moeten werknemers in de meeste gevallen samenwerken in teams. Het project zal waarschijnlijk wel afgerond worden wanneer de teamleden hun taken simpelweg uitvoeren, maar teams die écht samenwerken behalen mooie resultaten en gaan voorbij de gestelde doelstellingen.
Deze synergie is lastig om te behalen nu er steeds meer vanuit huis wordt gewerkt. Mensen hebben toch de behoefte om fysiek bij elkaar te zijn om het gevoel te hebben goed te kunnen samenwerken. Maar hoe kun je dit gevoel stimuleren en ervoor zorgen dat teams ook online goed samenwerken?
Je leest hier hoe een flexibele teamstructuur, het verbeteren van de communicatie, het ontwikkelen van samenwerkvaardigheden en het gebruiken van optimale deel- en bewerktools hieraan bijdragen.
Creëer een flexibele teamstructuur
Het is voor werknemers lastiger om online verbinding te hebben met elkaar. Door de grote hoeveelheid informatiestromen en prikkels, zoals e-mail, chat en Teams berichten, is het bovendien lastig om informatie te filteren. Door je Team-structuur goed in te richten, kun je je communicatie stroomlijnen en daarmee samenwerking stimuleren. Een oplossing is om een flexibele, vloeiende teamstructuur te gebruiken die uit 3 lagen bestaat:
- Een kern
- Een operationeel niveau
- Een extern netwerk
De kern bestaat uit individuen die verantwoordelijk zijn voor de strategie en de belangrijke beslissingen.
Het operationele niveau omvat degenen die het dagelijkse werk doen en beslissingen (kunnen) nemen over hun aandeel in het project. Zij pakken bijvoorbeeld niet de grotere problemen aan. Die worden door de kern afgehandeld.
Het externe netwerk bestaat uit tijdelijke of parttime leden die vanwege hun specialisme of expertise voor een bepaalde fase van het project worden ingezet.
Door deze hiërarchie te gebruiken, groepeer je degenen die voor bepaalde doelen moeten samenwerken en sluit je degenen uit voor wie dat proces irrelevant is. In Microsoft Teams kun je een Teamssite oprichten voor een project, waarin je op basis van bovenstaande hiërarchie een tag-structuur kunt aanmaken. Hierdoor kun je specifieke groepen taggen in je communicatie, zodat zij worden geattendeerd op de voor hen relevante berichten.
Ontwikkel vaardigheden
Bepaalde vaardigheden zijn moeilijk te trainen en ontwikkelen. Sommige experts beweren bijvoorbeeld dat leiderschap meer een aangeboren talent is, dan een aangeleerde skill. Bij samenwerking is dat niet het geval. Zo kun je succes behalen door medewerkers te trainen om beter samen te werken door je te richten op het verbeteren van de communicatieve vaardigheden, emotionele intelligentie, teamwerk en netwerk skills.
Weten hoe je de beschikbare tools optimaal kunt inzetten, verbetert ook de samenwerking binnen teams. Bij Eshgro bieden we hiervoor de Workplacebuddy aan. Hiermee krijg je toegang tot een chatbot en e-learnings waarmee je jouw Microsoft 365 skills kunt verbeteren.
Meer weten? Lees ons blog: Een succesvolle Microsoft 365 werkomgeving met WorkplaceBuddy.
Delen en samen bewerken
Online samenwerkingstools zoals SharePoint bieden teamleden de mogelijkheid om digitale bestanden te delen, wat kansen creëert om samen te werken in een gestroomlijnde omgeving. Deze online samenwerkingstools bieden de mogelijkheid om bestanden op te slaan in een gedeelde database, wat betekent dat alle teamleden er te allen tijde bij kunnen. Hierdoor kunnen zij snel ideeën uitwisselen met tekst, afbeeldingen of video’s en met deze gegevens de nodige stappen nemen om succesvol samen te werken.
Microsoft Teams koppelen aan Microsoft SharePoint geeft je de juiste tools voor effectieve online samenwerking via dynamische en productieve teamssites voor elk projectteam en elke afdeling. Door dit te doen kun je bestanden, gegevens, nieuws en bronnen delen per team. En doordat je je teamssite ook beschikbaar kunt maken voor externen, werk je gemakkelijk en veilig samen met teamleden binnen en buiten je eigen organisatie. Bovendien is SharePoint beschikbaar op alle devices, waardoor je alle informatie altijd bij de hand hebt en deze wanneer dan ook kunt delen of bespreken met anderen.
Effectiever online samenwerken met Eshgro
Eshgro helpt bedrijven met de stap naar hybride werken en helpt organisaties met het optimaliseren van de online samenwerking. Met de Smarter Workplace verzekeren we onze klanten dat ze meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger zullen samenwerken. Daarnaast geeft het Smarter 365 platform meer inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie.
Wil je weten hoe wij jouw teams kunnen helpen met beter online samenwerken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. Wij helpen je graag verder met een persoonlijk advies.
Thysia is nu Eshgro
Avensus is nu Eshgro