Slim online samenwerken: hoe doe je dat?

Er is een wereld van verschil tussen werken met anderen of echt mét elkaar samenwerken. Samenwerking is de ‘geheime saus’ die teams in staat stelt om hun dagelijks werk zo goed mogelijk te kunnen doen en innovatieve nieuwe producten of creatieve campagnes te bedenken. 

Het is daarom de moeite waard om je te verdiepen in hoe je een effectieve online samenwerking tot stand brengt. Dit noemen we slim online samenwerken. Maar hoe doe je dat precies? Er zijn verschillende mogelijkheden om dit voor elkaar te krijgen. Je leest hieronder hoe social media skills, een duidelijke taakverdeling en het op de juiste manier delen en bewaren van kennis hieraan bijdraagt.

1. Gebruik social media (skills)

Er bestaat een grote kans dat werknemers al een bepaalde vorm van social media gebruiken, zoals Facebook, Twitter of LinkedIn. Werknemers bezitten daardoor de skills om te communiceren op dit soort platformen. Deze vaardigheid kun je ook binnen je organisatie inzetten. Microsoft tools als Yammer, Teams en een intranet op basis van SharePoint zijn ontworpen met social media functionaliteiten in het achterhoofd en zijn daardoor bij uitstek geschikt om de communicatie en online samenwerking binnen jouw organisatie te optimaliseren. 

Yammer is hét sociale netwerk van Microsoft voor ondernemingen. Via de Start-feed blijven medewerkers op de hoogte van alle berichten met daarin belangrijke mededelingen. Ook kunnen zij zelf iets plaatsen en reageren op de posts van anderen. Daarnaast is het mogelijk om een bestand, GIF, foto of video toe te voegen om het bericht interessanter te maken. De Yammer feed is bovendien eenvoudig te implementeren binnen Microsoft Teams of een SharePoint intranet, waardoor medewerkers ook via die weg op de hoogte blijven van interne communicatie.

Komt een medewerker ergens alleen niet uit? Of ben je benieuwd naar de mening van collega’s over een bepaald onderwerp? Dan komt de mogelijkheid om polls te maken goed van pas. Op deze manier kan er snel feedback worden verzameld. Moet iemand een post echt zien? Met  een @vermelding betrek je collega’s direct bij een post.

Social media skills komen ook goed van pas in Microsoft Teams. Naast videobellen wordt er in een online samenwerking ook regelmatig gechat via deze tool. Om chatberichten net wat persoonlijker te maken, heb je ook hier beschikking over functies zoals likes, emoji’s en GIFs. Nieuwsgierig geworden? Lees meer over Microsoft Teams.

2. Een duidelijke taakverdeling 

Met een duidelijke taakverdeling hoef je niet meer te achterhalen wie wat gaat doen. Dit zorgt tijdens het samenwerken voor meer duidelijkheid over wie wat gaat oppakken en dit creëert ruimte voor kwaliteitsverbetering. 

Met een projectmanagement tool als Microsoft Planner worden ‘borden’ gebruikt om taken bij te houden. Op deze manier wordt de volledige planning visueel en overzichtelijk weergegeven. Iedereen kan eenvoudig zien welk werk er nog gedaan moet worden. Dit komt doordat iedere afzonderlijke taak specifieke informatie bevat over wat er gedaan moet worden en door wie. Om het nog overzichtelijker te maken, kun je de weergave aanpassen naar grafieken of week-of maandplanning. Door te filteren op bucket, de persoon aan wie een taak is toegewezen, de voortgang, de einddatum, gebruikte labels of prioriteit, kun je de taken binnen een bord bovendien eenvoudig groeperen. 

Microsoft Planner is ook eenvoudig te integreren binnen Microsoft Teams. Door binnen een Teams-kanaal een tabblad met link naar Planner toe te voegen, heeft iedereen binnen een project zicht op wie waaraan werkt en wat de status is. Zo kun je binnen Teams meteen een goed gesprek voeren over de planning en houd je de communicatie rondom een project gestroomlijnd.

3. Bewaar alle kennis

Kennis bewaren en delen is cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit. Denk aan een situatie waarin een werknemer die al jaren voor een organisatie werkt plotseling wegvalt vanwege een nieuwe baan of pensioen. Wanneer documenten zijn opgeslagen op het geheugen van een eigen laptop kunnen andere werknemers er niet meer bij. Het is daarom verstandig om documenten op te slaan in OneDrive of SharePoint. Het uitgangspunt hierbij is dat je persoonlijke of concept documenten opslaat in OneDrive en de bestanden die definitief zijn of toegankelijk moeten zijn voor de hele organisatie opslaan in SharePoint. Door al jouw documenten op een slimme manier in de cloud te bewaren, raken documenten niet verloren. 

In een SharePoint documentbibliotheek kunnen werknemers op een veilige manier hun documenten opslaan. Door te werken met een duidelijke mappenstructuur, zijn documenten eenvoudig terug te vinden. Door de SharePoint te koppelen met Microsoft Teams, kun je de documenten ook vanuit de Teams omgeving benaderen. Zo kun je binnen één omgeving samenwerken aan documenten en hierover communiceren met collega’s.

4. Niet mailen, maar delen

Werk je samen met anderen aan een tekstdocument of presentatie? Dit soort documenten heen en weer mailen is vaak erg onhandig. Het is slimmer om tegelijkertijd in hetzelfde document te kunnen werken. Het liefst op een hybride manier, waarbij je vanaf verschillende locatie en op diverse devices toegang hebt tot bestanden. 

Door in Microsoft Teams een kanaal aan te maken over een bepaald onderwerp, project of voor een afdeling, kun je kennis en informatie delen met andere betrokkenen. Dankzij de koppeling met SharePoint, kun je vanuit zowel Teams als SharePoint online samenwerken in documenten en deze eenvoudig delen met collega’s of externen. Door te werken met koppelingen in plaats van bestanden per e-mail te delen, zorg je ervoor dat je altijd met de meest recente versie werkt. Iedereen met de link naar het document kan realtime aanpassingen maken en opmerkingen plaatsen. Zo houd je de communicatie en samenwerking gestroomlijnd en effectief. 

Conclusie

De inzet van tools als Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive en Yammer zorgt ervoor dat je slim online kan samenwerken. De communicatie en samenwerking met collega’s en externen verloopt zo een stuk eenvoudiger en efficiënter. Dit heeft als grote voordeel dat je als bedrijf betere resultaten behaalt en meer ruimte hebt om te innoveren.

Slim online samenwerken met Eshgro

Cloud service provider Eshgro helpt bedrijven met de stap naar hybride werken en helpt organisaties met het optimaliseren van de online samenwerking. Met de Smarter Workplace verzekeren we onze klanten dat ze meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger samenwerken. Daarnaast geeft het Smarter 365 platform meer inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie.

Wil je weten hoe wij jouw teams kunnen helpen met beter online samenwerken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. Wij helpen je graag verder met een persoonlijk advies.