Effectieve online samenwerking gebeurt niet zomaar, daar moet je aan werken. Mensen zijn van nature sociale wezens en hebben behoefte aan fysiek contact. Doordat we de afgelopen jaren steeds meer online zijn gaan werken, wordt er minder voldaan aan deze behoefte en missen we de sociale elementen van ons werk. Door het gebrek aan persoonlijke interactie moet je deze menselijke verbinding opzettelijk creëren.
De verbinding met teamleden creëer je door gedeelde ervaringen en door gedeeld vertrouwen in het werk en elkaar. Wanneer je met elkaar werkt op een fysieke werkplek, zoals een kantoor, bouw je dit automatisch op. Alleen al het zien van collega’s brengt een gevoel van saamhorigheid. Zelfs als je elkaar alleen spreekt bij het koffiezetapparaat of in de momenten tussen afspraken door, zorgt dit voor verbinding. Dit wordt makkelijk als vanzelfsprekend beschouwd, tot het er niet meer is. Dit was maar al te goed te merken tijdens de corona pandemie.
Online samenwerken verandert de sociale dynamiek of neemt het zelfs in zijn geheel weg. Daarnaast brengt het ‘nieuwe werken’ afleidende factoren met zich mee die je op de werkplek niet hebt. Van kinderen, tot de magnetron, tot huisdieren. Het is nu eenmaal lastig om urenlang alleen maar naar je scherm te moeten kijken. De verschillende tools die je inzet voor het online samenwerken dwingen je ook om telkens te schakelen. Zo beantwoord je een mail, daarna een chatbericht en werk je vervolgens je kalender bij in weer een andere tool. Dit maakt het nog moeilijker om gefocust te blijven.
Online samenwerken brengt dus de nodige obstakels met zich mee. Hoewel de technologie sterk verbetert en men steeds beter wordt in het gebruik van de beschikbare tools, blijft er nog een winst hoop te behalen. Daarom geven we je hier 4 stappen die je helpen om effectiever online samen te werken.
Stap 1: Gebruik de juiste tools
De juiste tools helpen je team georganiseerd, verbonden en geïnspireerd te blijven met elkaar en bevorderen effectieve online samenwerking. De tools die geschikt zijn voor jouw organisatie hangen af van een aantal dingen. Zo moet je kijken naar de grootte van je organisatie, de kosten, de benodigde features en de schaalbaarheid. Je wilt namelijk niet dat wanneer je bedrijf groeit, je gekozen tools niet mee kunnen groeien.
Om je online samenwerking effectiever te maken moeten je tools:
- Je helpen bij het verbeteren van meetings;
- Je helpen bij het synchroniseren van teams, collega’s en workflows;
- Je helpen bij het organiseren van documenten en bestanden.
Een goed voorbeeld is Microsoft Teams. De chatfunctie zorgt voor snelle communicatie en korte lijntjes, maar je kunt met Teams ook gemakkelijk bestanden delen per team in SharePoint. Dit creëert overzicht en zorgt ervoor dat teamleden makkelijk feedback kunnen geven, aanpassingen kunnen maken en voorkomt versnippering van bestanden. Doordat iedereen in een centraal bestand werkt, zorg je ervoor dat er altijd in de meest actuele versie wordt gewerkt en ontstaat er geen verwarring. Bovendien zorgt dit ervoor dat het bestand overal en altijd beschikbaar is om te bekijken en bewerken.
Naast Microsoft Teams kun je ook gebruik maken van deze tools:
- Planner: Met Microsoft Planner krijg je inzicht in je eigen taken en die van anderen. Hierdoor kun je makkelijker opdrachten met elkaar plannen en verdelen én kun je meer rekening met je collega’s houden. Je kunt eenvoudig tags toevoegen, buckets maken voor specifieke taken, taken aan personen koppelen, afvinklijstjes maken en relevante documenten koppelen aan een taak. Met de filterfunctie kun je bovendien eenvoudig sturen op voortgang en snel groeperen op dat wat voor jou belangrijk is.
- OneNote: Microsoft OneNote is een digitaal notitieblok waarmee je gemakkelijk aantekeningen van een meeting kunt bijhouden of ideeën kunt noteren om deze later verder uit te werken. Door het notitieblok of pagina’s daarin met anderen te delen, kun je collega’s eenvoudig op de hoogte houden van gemaakte afspraken en besproken onderwerpen. Door het digitaal bij te houden, maak je het bovendien mogelijk om deze aantekeningen gemakkelijk terug te vinden en op meerdere devices te raadplegen.
Stap 2: Stel communicatieprocessen en -normen op
Nadat je hebt besloten welke tools werken voor jouw organisatie, moet je communicatieprocessen en -normen opstellen. Voor effectieve online samenwerking is het namelijk belangrijk voor teamleden om te begrijpen hoe elke tool werkt en waarvoor ze zijn bedoeld (en waarvoor natuurlijk niet). Bijvoorbeeld:
- E-mail is voor communicatie met externen.
- Chat is voor korte vragen die gemakkelijk beantwoord kunnen worden.
- Teams is voor het stellen van vragen in je team en het op de hoogte houden van je teamleden van de voortgang van een project of opdracht.
- SharePoint is voor het samenwerken in en bewerken van documenten.
- Bij online meetings zet je jouw camera aan, zodat je elkaar kunt zien.
Leg deze communicatieprocessen en -normen vast zodat je een interne communicatie etiquette creëert. Dit geeft je teamleden een houvast om op terug te vallen en een middel om iemand mee te kunnen aanspreken bij verkeerd gebruik van een tool.
Stap 3: Stel verwachtingen met een betrouwbare planning
Effectief online samenwerken moet ook leiden tot een hogere productiviteit. Dit kun je bevorderen door verwachtingen te stellen met een betrouwbare planning. Maak wekelijkse of maandelijkse planningen zodat teamleden weten wat er van ze verwacht wordt en wat zij op hun beurt kunnen verwachten.
Online samenwerking vereist dat er rekening moet worden gehouden met drukke schema’s en eventueel verschillende tijdzones. Je wilt geen meetings plannen voor een moment wanneer een buitenlands teamlid ligt te slapen of net op het punt staat om met zijn gezin te gaan eten. Houd je aan de planning en voorkom last-minute wijzigingen om een optimale werkomgeving te creëren.
Stap 4: Creëer ruimte voor persoonlijke interactie
Zonder authentieke interactie kunnen we ons eenzaam voelen en daar kan ons werk onder gaan lijden. Bij het werken op afstand moeten we daarom bewust ruimte maken voor onze benodigde menselijke verbinding. Plan momenten in voor teamleden om met elkaar te verbinden, waarbij ze ook niet werkgerelateerde dingen kunnen bespreken. Dit versterkt de mentale gezondheid van je teamleden en verlaagt de kans op een daling in de werkprestaties.
In Microsoft Teams kun je tijdens een presentatie ook jezelf ‘voor de groep zetten’ met de functie Presentatiemodus. Dit geeft je teamleden het gevoel dat ze er echt bij zijn, in plaats van dat ze alleen naar je stem luisteren. Met de theaterfunctie (Get Together Mode) kun je het zelfs zo visualiseren alsof iedereen op stoeltjes zit, wat het gevoel creëert van ‘ergens samen zitten’.
Ook het gebruik van emoji’s kan een extra laag toevoegen aan je communicatie. We gebruiken dit meestal alleen op WhatsApp, maar ze geven ook meer emotie aan je berichten op het werk. Dit maakt het gemakkelijker om berichten menselijker en genuanceerder te maken. Neem in je communicatieprocessen en -normen op of het in orde is om emoji’s te gebruiken, bij welke tools en hoe.
Hoe helpt een hybride werkplek?
Een hybride werkplek geeft werknemers de mogelijkheid om onafhankelijk van plaats te werken. Het biedt een complete werkplek die door middel van de cloud bereikt kan worden. Zo kunnen teams zowel op kantoor of vanuit huis werken, op precies dezelfde manier. Een hybride werkplek biedt bovendien de juiste tools voor effectieve online samenwerking en maakt het mogelijk om succesvollere online meetings te houden.
Effectiever online samenwerken met Eshgro
Cloud service provider Eshgro helpt bedrijven met de stap naar hybride werken en helpt teams om effectiever online samen te werken. Met ons Smarter 365 platform verzekeren we onze klanten dat ze meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger zullen (samen)werken met inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie.
Wil je weten hoe wij jouw teams kunnen helpen met effectiever online samenwerken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. Wij helpen je graag verder met een persoonlijk advies.
Thysia is nu Eshgro
Avensus is nu Eshgro