Waarom de Smarter Workplace bijdraagt aan optimale online samenwerking

De mate waarin werknemers kunnen samenwerken is voor een groot deel bepalend voor het succes van een organisatie. Hoe beter je werknemers samen kunnen werken, hoe hoger de kwaliteit van het werk wordt. Doordat men steeds vaker gedeeltelijk vanuit huis werkt, is het van essentieel belang geworden om ervoor te zorgen dat teams net zo goed online kunnen samenwerken als op de fysieke werkplek. De Smarter Workplace van Eshgro biedt hier oplossingen voor. Hoe? Dat lees je hier.

De Smarter Workplace

Door de Microsoft Modern Workplace te combineren met jouw bedrijfsapplicaties en het Smarter 365 platform van Eshgro krijg je een hybride werkplek waarin sneller, eenvoudiger en veiliger samengewerkt kan worden. Dit noemen we de Smarter Workplace. Werkgevers krijgen met de Smarter Workplace direct inzicht in de kosten en het gebruik van apps per gebruiker en afdeling. 

Daarnaast kunnen werknemers (ook zonder IT-kennis) eenvoudig de IT-omgeving beheren door zelf gebruikers en groepen aan te maken. Dit verlicht de werkdruk op je IT-team, waardoor zij meer tijd overhouden voor werkzaamheden die waarde toevoegen aan je organisatie.

Ook geeft de Smarter Workplace je de mogelijkheid om volgens alle compliancy richtlijnen snel en geautomatiseerd een hybride werkplek uit te rollen op meerdere devices. Dit zorgt ervoor dat alle werknemers dezelfde (veiligheids)instellingen hebben en overal en altijd veilig online kunnen samenwerken.

De Smarter Workplace maakt online werken meetbaar sneller en eenvoudiger:

  • IT-managers, CFO’s en CEO’s krijgen bijvoorbeeld een compleet overzicht van de kosten en kunnen daarmee betere en onderbouwde beslissingen maken; 
  • Wanneer nieuwe werknemers worden toegevoegd aan de Smarter Workplace worden zij automatisch toegevoegd aan de juiste groepen. Hierdoor hebben ze direct toegang tot alle voor hen relevante en benodigde applicaties en bestanden;
  • Het Smarter 365 platform biedt een centraal platform waarin je toegang krijgt tot alle belangrijke bedrijfsapplicaties.

Samenwerken met de Smarter Workplace

De Smarter Workplace draagt bij aan een optimale online samenwerking door werknemers in de juiste werkgroepen te plaatsen en de security maatregelen eenduidig in te stellen op alle devices. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen die samenwerken aan een bepaald project in één groep geplaatst kunnen worden, waarin alle relevante informatie en documenten veilig met elkaar gedeeld kunnen worden. Bovendien biedt de Smarter Workplace de juiste apps om productiviteit te stimuleren. 

Afdelingen optimaliseren in teams

Communicatie binnen een organisatie is meestal niet relevant voor alle werknemers. Veel informatie die intern wordt verstuurd, is dan ook vaak irrelevant voor de ontvanger. Dit zorgt ervoor dat werknemers zelf veel communicatie filteren of negeren, waardoor de wel relevante informatie soms niet gelezen wordt. 

Door werknemers te segmenteren in werkgroepen of teams zorg je ervoor dat de informatie die gedeeld wordt binnen zo’n team in ieder geval relevant is voor de betreffende teamleden. Dit zorgt voor gestroomlijnde communicatie en voorkomt dat informatie verloren gaat. 

Met de Smarter Workplace worden werknemers automatisch in de juiste online werkgroepen geplaatst. Hierdoor kunnen leden gemakkelijk informatie en bestanden met elkaar delen in SharePoint. Externen kunnen ook in deze werkgroepen worden geplaatst, waardoor het heel makkelijk wordt voor alle betrokken partijen om te reageren en samen te werken in gedeelde bestanden. 

Wanneer er online wordt samengewerkt, is het vrij eenvoudig om verdwaald te raken in alle interne communicatie. Daarom is het een goed idee om teams in te delen in aparte werkgroepen met unieke rechten. Zo wordt niet iedereen overspoeld met alle informatie vanuit alle verschillende afdelingen. 

Microsoft Teams noemt deze werkgroepen ‘teams’. Gebruikers worden aangemeld voor de teams waar zij bij horen en hebben daarin toegang tot alle bijbehorende kanalen. Een van deze kanalen kan bijvoorbeeld ‘Marketing & Sales’ zijn en bevat alle informatieve updates omtrent marketing en sales. 

Daarbij kun je in Microsoft Teams ook tags plaatsen op team-, kanaal-, en persoonlijk-niveau en kun je de communicatie nog gerichter segmenteren. Zo wordt de informatie die je ontvangt beperkt en houd je de voor jou echt interessante informatie over.

Security

Doordat de security instellingen van de Smarter Workplace centraal worden geregeld en beheerd met Microsoft Intune, kunnen alle werknemers op een veilige manier met elkaar samenwerken en zijn ze flexibel in de keuze van hun device. Zo kunnen werknemers op een laptop, maar ook op een tablet of mobiele telefoon veilig hun werkzaamheden uitvoeren. 

Dit geeft werknemers de vrijheid om te kiezen voor het optimale device. Doordat ze niet worden gedwongen tot het gebruik van een bepaald device en zich geen zorgen hoeven te maken over de security, kunnen ze zich compleet concentreren op het volbrengen van hun taken en samen met hun collega’s waarde creëren voor de organisatie.

Online samenwerken met de Smarter Workplace

Hoe helpt een hybride werkplek?

Een hybride werkplek geeft werknemers de mogelijkheid om plaatsonafhankelijk te werken. Het biedt een complete werkplek die via de cloud bereikt kan worden. Dit zorgt ervoor dat teams overal en altijd op precies dezelfde en veilige manier kunnen werken. 

Een hybride Smarter Workplace biedt bovendien de juiste tools en apps voor effectieve online samenwerking:

  • Met Microsoft Teams houd je de communicatielijnen kort door middel van chat, video en audio;
  • Met Microsoft Outlook krijgen werknemers inzicht in elkaars agenda en krijgen ze de mogelijkheid om gemakkelijk contact te leggen met elkaar, klanten, leveranciers en externe partijen;
  • Met Office 365 kunnen collega’s overal en altijd tegelijkertijd samenwerken in spreadsheets, documenten en presentaties;
  • Op OneDrive kun je persoonlijke bestanden voor jou privé bewaren. Bijvoorbeeld als een document nog niet klaar is om gedeeld te worden met collega’s;
  • Met SharePoint kun je vervolgens documenten delen met collega’s, externen of klanten.

Effectiever online samenwerken met Eshgro

Cloud service provider Eshgro helpt bedrijven met de stap naar hybride werken en helpt organisaties met het optimaliseren van de online samenwerking. Met de Smarter Workplace verzekeren we onze klanten dat ze meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger zullen samenwerken. Daarnaast geeft het Smarter 365 platform meer inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie.

Wil je weten hoe wij jouw teams kunnen helpen met beter online samenwerken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. Wij helpen je graag verder met een persoonlijk advies.