Wat is een online werkplek?

Productief en veilig werken vanaf elk apparaat, waar en wanneer je maar wilt. Jaren geleden klonk zo’n scenario nog als utopische toekomstmuziek. Maar de online werkplek (vaak ook digitale werkplek, moderne werkplek of slimme werkplek genoemd) maakt het inmiddels mogelijk om altijd en overal ‘gewoon’ je werk te doen. Maar wat is een online werkplek precies? Wat heeft zo’n moderne werkomgeving te bieden? En hoe richt je hem in? Wij vertellen het je.

De werkplek zoals hij was

In een nog niet zo grijs verleden was de werkplek vooral een statisch oord; de plek waar je op maandagochtend aanschoof, na het inschenken van je eerste kop koffie, de computer aanzette en aan de slag ging met de programma’s en applicaties die in icoonvorm op je bureaublad stonden. Vaste mensen die op gezette tijden op vaste plekken zaten dus.

Maar door de snel ontwikkelende techniek evolueerde onze gangbare manier van werken. Dankzij de uitvinding van servers en het internet was je ineens niet meer acht uur per dag gekluisterd aan dezelfde bureaustoel. Je kon voortaan ook af en toe een andere ruimte opzoeken, omdat bestanden en collega’s ook op afstand gemakkelijker bereikbaar werden. Het flexibele werken was geboren.

De moderne (online) werkplek

Hoewel flexibeler werken al een behoorlijke stap voorwaarts was, verwachten we tegenwoordig nog meer van een moderne werkplek. Die behoefte aan meer flexibiliteit en mobiliteit komt van twee kanten. Enerzijds verwacht de klant steeds meer van bedrijven. Hij wil snel antwoord hebben op vragen en klachten, maar ook vanuit meerdere communicatie- en verkoopkanalen (multichannel ervaring) worden bediend.

Maar ook de moderne werknemer stelt steeds meer eisen aan zijn werkplek. Hij wil effectief, en als het even kan ook locatieonafhankelijk aan de slag. Tijdens het kopje koffie in de ochtend even een belangrijk document lezen of je in de trein voorbereiden op een aankomende meeting; wel zo fijn en gemakkelijk.

Of wat te denken van de digital nomad, die dankzij een werkplek in de cloud zijn werk zelfs vanaf een zonovergoten tropisch strand kan doen. Ook vanuit directies is er steeds meer behoefte aan moderne werkplekken en collaboratietools zoals Microsoft Teams. Het maakt communiceren en samenwerken namelijk makkelijker en laagdrempeliger.

Het digitaal transformeren van een organisatie kan echter wel een stevige uitdaging zijn. Hoe zit het met de kosten en veiligheid van een online werkplek? En hoe zorg je ervoor dat een digitale werkplek moderne stijl optimaal tegemoetkomt aan de wensen en behoeften van de individuele medewerker?

Flexibele werkplek in de cloud

De ideale moderne werkomgeving is de flexibele werkplek in de cloud. Dit zijn werkplekken van waaruit medewerkers op elke locatie in het bedrijf, maar ook thuis of onderweg, in kunnen loggen en alle benodigde applicaties, bestanden en communicatiemiddelen tot hun beschikking hebben. Laagdrempelig samenwerken met collega’s en het helpen van klanten staan centraal bij het inrichten van de digitale werkplek.

Op meerdere apparaten en vanuit de moderne werkplek werken in de cloud wordt bovendien steeds veiliger. Microsoft bundelt bijvoorbeeld steeds meer onderdelen met het applicatielandschap. De applicaties zijn gekoppeld aan het besturingssysteem en uitgerust met geavanceerde security functionaliteiten.

Moderne werkplekken worden inmiddels al in een breed en veelzijdig spectrum aan branches gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke dienstverleners zoals accountants, advocaten, assurantiekantoren en notarissen, maar ook aan sectoren zoals de zorg, fysiotherapie, groothandel, maakindustrie en logistiek.

Hoe ga je over naar een online werkplek?

Maar hoe geef je de transitie van een meer traditionele werkomgeving naar een online werkplek in de cloud praktisch vorm? Vaak zijn IT-oplossingen nog gericht op techniek en niet zozeer op de gebruiker. Het leveren van waarde begint bij het centraal stellen van de wensen van de klant. Onze vijf stappen richten zich op functionele voordelen in plaats van technische kenmerken.

Stap 1: De organisatie
Je start met de inventarisatie van je organisatie. Hoeveel medewerkers heb je? Hoeveel hiervan zijn IT gebruikers? Moeten de devices zoals laptops, tablets en mobiele telefoons van medewerkers beheerd worden als er bijvoorbeeld (beveiligings)updates zijn? Wil je inzicht krijgen in de gemiddelde kosten per gebruiker, per team en per applicatie per maand?

Stap 2: Software en applicatielandschap
Inventariseer welke business applicaties je gebruikt en op wilt nemen in je slimme werkplek. Veelgebruikte applicaties zijn onder andere Microsoft 365 en Google Chrome, maar ook branchespecifieke applicaties kunnen worden geïntegreerd. Heeft iedereen toegang nodig tot alle business applicaties? Denk hier goed over na.

Stap 3: Security & Compliance
De veiligheid van de cloud is natuurlijk van het grootste belang. Breng eisen en wensen die de keuze voor de inrichting kunnen bepalen daarom goed in kaart. Welke wet- en regelgeving is van toepassing met betrekking tot data-opslag en het bewaren van persoonsgegevens? Welke certificeringen en assurances moet je in huis hebben om dit goed te borgen? Dienen jouw medewerkers in te loggen met Multi Factor Authentication (MFA)?

Stap 4: De werkplek
Elke organisatie beschikt over randapparatuur, zoals printers, scanners en andere apparatuur. Deze moeten samenwerken met de cloud en daarom geïnventariseerd worden. Daarnaast is het goed om te bepalen of je tevreden bent over het WiFi netwerk op kantoor. Is dat bijvoorbeeld snel en stabiel genoeg voor de hardware die de medewerkers gebruiken, zoals laptops en mobiele telefoons.

Stap 5: Service & Support
Met betrekking tot service, onderhoud en ondersteuning is het goed om te weten waar je behoefte ligt. Op welke manier wil je contact opnemen? Alleen per e-mail en chat of per e-mail en telefoon? Wil je een Single Point of Contact (SPOC), dus één vast aanspreekpunt? Wil je ook ondersteuning voor eindgebruikers aanbieden? Welke behoeften heb je op het gebied van change- en devicemanagement?

Adoptie: de sleutel naar succes

Ook adoptie is een belangrijk onderdeel van het succesvol overstappen naar een moderne werkplek in de cloud. Sterker nog, het is vaak de grootste uitdaging. Nieuwe releases volgen elkaar steeds sneller op, terwijl de traditionele structuur van rechten en mappen ook geen vanzelfsprekendheid meer is. De moderne werkplek vraagt bovendien om een andere manier van werken.

Om van de online werkplek een succes te maken, moet je medewerkers meenemen in die verandering. Dat kan door ze de volgende handvatten aan te bieden:

Betrek medewerkers al in een vroeg stadium bij de keuze voor een digitale werkplek. Zo creëer je draagkracht binnen de organisatie en zorg je ervoor dat mensen nieuwe technologieën eerder accepteren.
Integreer de nieuwe elementen van de moderne werkplek zo snel mogelijk in het sociale intranet.
Zorg voor een ‘zachte introductie’, bijvoorbeeld door eerst een testversie van (onderdelen van) de digitale werkplek te introduceren.
Plan trainings- en inloopsessies in die medewerkers kennis laten maken met alle onderdelen van de online werkplek.

Voordelen van de moderne werkplek

De moderne werkplek brengt veel voordelen met zich mee, zowel voor organisaties als individuele medewerkers. We zetten de belangrijkste op een rij.

Downtime wordt beperkt. Dit speelt veel minder in de cloud dan bij een server on-premise.
De moderne werkplek in de cloud is uitermate schaalbaar. De resources en functionaliteiten die je afneemt zijn heel snel aan te passen op basis van actuele behoeften.
Je bent productiever, omdat je kunt werken waar en wanneer je wilt. Daartoe heb je alle benodigde tools in de cloud van de moderne werkplek.
Je hoeft nauwelijks om te kijken naar het beheer en hebt geen zorgen over veiligheid. De cloud service provider regelt deze zaken namelijk voor je.
Alle devices zijn altijd voorzien van de laatste software updates. Deze kunnen op afstand geautomatiseerd doorgevoerd worden. Hierdoor heb je altijd toegang tot de nieuwste functionaliteiten.
Goed werkgeverschap. Je wordt een aantrekkelijke werkgever wanneer je medewerkers zelf hun tijden laat bepalen.
Flexibiliteit voor klanten. Door de online mogelijkheden van een digitale werkplek kun je mensen ook buiten werktijden te woord staan. In de drukke samenleving van nu is dat een absolute plus voor je branding.
Altijd toegang tot de meest recente functionaliteiten. Alle devices op de moderne werkplek worden automatisch voorzien van updates.
De kosten zijn nooit een verrassing, omdat de meeste online werkplekken worden ingericht volgens het pay-per-use-principe. Je betaalt dus alleen voor de functionaliteiten en opslag die je daadwerkelijk gebruikt.

Waarom Eshgro?

Eshgro heeft volop ervaring met het inrichten van moderne werkplekken met een toekomstbestendig karakter. Zo hebben we het platform Smarter 365. Hiermee verzekeren we dat onze klanten meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger kunnen (samen)werken. Gebruikers krijgen inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie. Daarnaast kun je snel en geautomatiseerd een Microsoft Modern Workplace uitrollen op diverse apparaten. En dit altijd volgens de meest actuele compliancy-richtlijnen!

Heb je ook wel oren naar een online werkplek en de bijbehorende digitale flexibiliteit? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel naar +31 485 – 47 61 93 of stuur een e-mail naar sales@eshgro.nl. Wij helpen je graag verder met een deskundig advies.