Referentie Case

Euro Caps

Euro Caps produceert koffiecapsules voor eenmalig gebruik voor Nespresso© en Dolce Gusto© koffiemachines. De organisatie bestaat uit zo’n 350 medewerkers en produceert meer dan 3 miljoen capsules per dag op hun locaties in Rotterdam. Kwaliteit staat bij Euro Caps voorop. Sinds de oprichting in 2012 heeft het bedrijf zich gericht op het bereiken van de hoogst mogelijke kwaliteitsnormen, in zowel zijn producten als zijn bedrijfsprocessen, zodat het superieure koffiecapsules kan leveren aan zijn klanten en miljoenen koffiedrinkers over de hele wereld.

Uitdaging

Na een periode van uitzonderlijke groei constateerde Euro Caps dat haar bestaande bedrijfsprocessen niet langer toereikend waren voor het volume van de goederen die het  produceerde en voor het uitgebreide personeelsbestand. Medewerkers deelden spreadsheets en documenten via e-mail en er waren vaak meerdere versies van dezelfde bestanden. Daarnaast waren er tal van manieren om gegevens in het hele bedrijf te verzamelen en dezelfde gegevens zouden door verschillende mensen in verschillende applicaties worden ingevoerd. Rick van Dijk, toepassingsspecialist bij Euro Caps: “We moesten de manier waarop alle medewerkers gegevens verzamelden en deelden, standaardiseren en de kernbedrijfsprocessen automatiseren om tijd te besparen en de kwaliteit te waarborgen.”

Oplossingen en voordelen

Eshgro (voorheen Thysia Information Management) adviseerde Euro Caps om Microsoft SharePoint met Nintex te implementeren, om het documentbeheer te centraliseren en bedrijfsprocessen te automatiseren. In twee jaar tijd heeft Euro Caps samen met Eshgro meer dan vijfentwintig Nintex-oplossingen gerealiseerd, waardoor het verzamelen van gegevens is vereenvoudigd en processen in de hele organisatie zijn gestroomlijnd.

Het Nintex platform heeft Euro Caps geholpen bij het waarborgen van een hoge kwaliteit voor al haar producten. Zo heeft het bedrijf vier geïntegreerde processen ontwikkeld voor het goedkeuren van nieuwe leveranciers, het creëren van een nieuw basisartikel, het valideren van de combinatie van materialen en het goedkeuren van nieuwe producten.

"De kwaliteit van onze producten moet altijd 100% zijn. Nintex helpt ons ervoor te zorgen dat nieuwe leveranciers en materialen grondig worden geselecteerd en gevalideerd, zodat eventuele wijzigingen geen negatieve invloed hebben op onze kwaliteitsnormen."

– Rick van Dijk, toepassingsspecialist bij Euro Caps

Verbeterde efficiëntie

Tegelijkertijd heeft de automatisering van processen met Nintex geleid tot aanzienlijke verbeteringen in de efficiëntie van de productie van Euro Cap. Twee belangrijke Nintex-oplossingen, Operator Tiles en Operator Portal genaamd, bieden medewerkers op de werkvloer direct toegang tot producthandleidingen en de mogelijkheid om de maalgeschiedenis voor verschillende soorten koffiebonen en palletconfiguraties te bekijken en vast te leggen. Er wordt geen tijd meer verspild aan het zoeken naar informatie en dubbel werk, wat de efficiëntie op de productielijn verbetert.

Er zijn verdere efficiëntieverbeteringen doorgevoerd in backoffice-processen, zoals het HR-proces. Er zijn momenteel zeven op Nintex gebaseerde processen op de HR-afdeling, die alles omvatten, van het aannemen van nieuwe werknemers tot het verlengen van contracten en het beheren van het Facebook-profiel van het bedrijf. Nintex waarschuwt het HR-team automatisch wanneer ze routinetaken moeten uitvoeren, zoals het maken van afspraken met nieuwe medewerkers. ‘Na de introductie van de Nintex-processen schoot de efficiëntie van het HR-team omhoog’, zegt Van Dijk. “Omdat processen in het hele bedrijf efficiënter zijn, hebben we tijd bespaard waardoor we meer dingen kunnen doen, wat tot kostenbesparingen leidt.”

Nintex integratie

Eén van de doelen van het bedrijf is om een ​​papierloze fabriek te worden en het is hard op weg dit te bereiken. Op de financiële afdeling zijn traditionele papieren processen, zoals declaraties, volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd met Nintex. Het bedrijf gebruikt zelfs een Nintex-proces op tablets om bezoekers te registreren wanneer ze ter plaatse aankomen, in plaats van dat ze zich handmatig moeten aanmelden.

Nintex wordt gebruikt door alle 350 werknemers van het bedrijf en er is minstens één Nintex-proces in elke bedrijfsafdeling. Hier houdt het voor Euro Caps niet op. Euro Caps en Eshgro werken nu aan het uitbreiden van de bestaande Nintex-oplossingen en het introduceren van nieuwe applicaties. Daarnaast is er plan om Nintex te integreren met Microsoft Power BI en de Nintex-portal uit te breiden om informatie voor iedereen in het bedrijf toegankelijker te maken. ‘Toen we voor het eerst met Nintex begonnen, had ik nooit gedacht dat we zouden zijn waar we nu zijn’, zegt Van Dijk, ‘Ik ben erg trots op wat we hebben bereikt.’

Benieuwd hoe jij jouw bedrijfsprocessen kunt automatiseren?

Ben je benieuwd hoe het automatiseren van werkprocessen jouw bedrijf kan stroomlijnen en helpen groeien? Stel zelf jouw unieke werkplek samen bij ons. Je selecteert jouw organisatie, jouw applicaties en jouw eisen op het gebied van veiligheid, mobiliteit en support. Wij doen de rest. Ontdek wat de Smarter Workplace voor jou kan betekenen.

Neem contact met ons op